Avaliação de desempenho: tudo o que você precisa saber!

16 de dezembro de 2016
Kenoby

Por melhor que seja uma equipe, entender como os colaboradores estão exercendo suas atividades é fundamental para fazer uma gestão de pessoas eficiente. A avaliação de desempenho é um dos pilares da prática da gestão de desempenho e uma das principais ferramentas para verificar a performance de um grupo ou de indivíduos isolados, melhorando os resultados coletivos e individuais.

Veja, a seguir, a importância de mensurar a atuação de cada profissional, como fazer uma avaliação de desempenho no dia a dia da empresa e os métodos mais eficazes de aplicação!

O que é avaliação de desempenho?

É uma ferramenta para conhecer e medir a performance dos indivíduos em uma organização, por meio do confronto entre o que se espera do profissional e o que foi alcançado por ele. Essa avaliação é um dos recursos mais valiosos para a gestão de pessoas, já que permite diagnosticar e analisar o comportamento de um funcionário pelo tempo que for necessário.

Uma análise detalhada do que a equipe está produzindo (e de que forma) é fundamental para alcançar as metas e fornecer ao setor de recursos humanos dados importantes sobre a atuação de cada profissional, subsidiando decisões importantes junto aos gestores.

Independentemente do resultado (positivo ou negativo), é esse exame que vai ajudar o desenvolvimento dos colaboradores de uma organização. Com essa avaliação de desempenho, é possível identificar os pontos de melhoria em uma empresa e exemplos a serem seguidos ou alterados, estimulando um trabalho cada vez melhor por parte de seus integrantes.

Portanto, é importante destacar que a avaliação de desempenho é muito mais do que analisar planilhas de resultados, pois envolve um trabalho conjunto do RH com funcionários para entender pontos positivos e negativos da atuação de cada um deles e, a partir disso, criar um plano para desenvolver esses quesitos e melhorar os resultados.

Ter uma política de avaliação de desempenho dentro da empresa evidencia a preocupação da companhia com seus colaboradores. Isso é ótimo para o fortalecimento da Marca Empregadora. Se quer saber mais sobre esse assunto, faça o download gratuito do E-book: Manual para desenvolver a Marca Empregadora.

Como conduzir o processo?

A avaliação pode deve ser feita periodicamente, de modo que seja possível acompanhar a evolução da equipe. Algumas dicas podem tornar esse processo mais fácil. Veja:

Saiba as responsabilidades de cada funcionário

Para iniciar uma avaliação, é preciso entender o que as empresas esperam de seus funcionários e saber se existe transparência sobre o que é a atribuição de cada membro. Afinal, como avaliar algo se não há a certeza das funções de cada um? É bem possível que o gestor ouça um “mas isso não é meu papel” do colaborador, caso não haja um registro das responsabilidades.

Defina o método

Diversos são os métodos que podem ser aplicados nesse processo, portanto, é preciso verificar quais vão ajudar a atingir o objetivo da empresa. Existe, por exemplo, a avaliação por objetivos, que passa por uma definição de metas a serem atingidas e um confronto com o que foi realizado. Essa é uma tática tradicional e fácil de ser implantada.

Entre outras opções, estão a pesquisa de campo, que acompanha como os funcionários se comportam diante dos desafios colocados no dia a dia, a autoavaliação e a análise dos comportamentos críticos, em que são verificadas situações extremas nas quais o colaborador agiu negativa ou positivamente.

Basta escolher aquela que melhor atenda aos seus objetivos! A definição de por onde começar o processo de avaliação de desempenho deve ser uma decisão bastante pensada, que afetará o sucesso da prática por um longo período de tempo.

Escolha os fatores de avaliação

Após a escolha dos métodos que vão conduzir a verificação do desempenho, é preciso escolher quais fatores serão observados durante a análise. Quanto maior for a quantidade deles, mais completa será a avaliação.

São alguns desses aspectos: as competências e as habilidades técnicas do profissional, a produtividade (o quanto ele entrega de resultados em um determinado período), a postura no ambiente de trabalho e a iniciativa.

Dê feedbacks

A análise da performance gera um material rico, que pode ajudar na melhoria do trabalho do colaborador. Por isso, é importante que ela não se perca em registros físicos e burocracias, dando sempre um retorno para que o profissional possa ajustar a sua atuação.

No entanto, esteja atento. O feedback não deve ser encarado (pelo funcionário e pelo profissional de Recursos Humanos) como o momento em que o gestor dá a bronca. É preciso trabalhar para que não haja uma postura defensiva e para que o profissional entenda a importância daquele momento para a sua evolução.

Quais os melhores tipos de questionário?

Como uma empresa não se restringe a apenas um setor, é fato que a avaliação de desempenho também não poderia ser limitada: há questionários para diferentes tipos de situações. Por isso, é importante escolhê-los com cuidado, para garantir mais chances de acertos e os melhores insights!

Modelo de desempenho tradicional

Os questionários podem ser aplicados tanto em grupos quanto individualmente. O modelo tradicional é composto por perguntas sobre comportamentos cotidianos diante de clientes, colegas e superiores. Entre as questões, podemos destacar:

  • De que maneira o colaborador lida com a sua equipe de trabalho?
  • Como os clientes enxergam o atendimento oferecido por esse profissional?
  • Como o funcionário expressa a sua opinião? Ele tem facilidade de aceitar as decisões tomadas pela maioria?

Avaliação da liderança

Os colaboradores também devem fazer avaliações das lideranças da empresa. Assim, elas podem rever pontos que precisam ser melhorados, além de ajudar a organização na hora de identificar os próximos gestores que ocuparão cargos estratégicos. Como exemplo de perguntas, podemos citar:

  • O gestor tem dado feedbacks claros?
  • Como tem sido a liderança do gestor da sua área? Ele é aberto a conversas?
  • Ele está preocupado em desenvolver a equipe?

Avaliação por competências

Uma organização precisa de determinadas competências para alcançar um nível de excelência. Logo, para suprir as lacunas, é preciso que os colaboradores estejam alinhados a essas demandas.

Por isso, uma das possíveis formas de se estruturar o processo é com uma avaliação de competências. Descubra algumas questões que podem ser feitas aos colaboradores em geral (incluindo gestores):

  • Quais as principais competências necessárias para a execução das atividades do seu cargo?
  • O colaborador assume um papel de conciliador diante de situações complicadas?
  • O profissional colabora com os colegas quando eles precisam?

Como estruturar os questionários para avaliação de desempenho

Independentemente do modelo de avaliação que vai ser aplicado, a construção de um questionário de qualidade é o que vai fazer a diferença na obtenção de resultados. Para isso, é necessário considerar alguns aspectos:

Definição dos objetivos

Uma boa análise deve ter os objetivos claros e bem definidos, e esse conceito tem que estar na mente de todos os envolvidos na aplicação dos questionários. Saber exatamente aonde quer chegar é o primeiro passo para fazer as perguntas certas e conduzir a avaliação.

Os objetivos podem levar em consideração as metas da empresa, o comportamento e o desenvolvimento individual dos funcionários.

Estruturação do questionário

Algumas empresas optam por questionários prontos, mas adaptar o formulário às próprias necessidades e desafios traz resultados mais palpáveis, que podem ser considerados para o alcance dos objetivos corporativos.

Definição da escala de avaliação

Para que a análise de desempenho possa ser mensurada e sirva de base para ações de melhoria, é essencial definir uma escala que indique a performance dos profissionais.

Podem ser usadas pontuações quantitativas (de 1 a 10, por exemplo) ou qualitativas (insatisfatório, regular, bom, muito bom etc.).

A definição dessas escalas é de extrema importância para que o RH possa demonstrar por meio de gráficos e apresentações como está o desenvolvimento da equipe. Além disso, é importante ter um parâmetro para que, na próxima avaliação, os resultados sejam comparados e identificados os pontos de melhora.

Quais as formas mais comuns de avaliação?

Depois de conhecer os modelos de questionários, chegou a hora de entender melhor sobre os tipos mais comuns de avaliação. Vamos lá?

Avaliação 180 graus

Na avaliação 180°, o colaborador é analisado apenas por seus superiores, com base em metas da organização. Esse modelo é mais tradicional e usado, principalmente, por empresas de grande porte e com perfil mais burocrático.

Apesar de ser uma excelente ferramenta para os gestores — que podem estudar cada pessoa do time —, o funcionário, por sua vez, não tem oportunidade de fazer a retórica. Além disso, caso superior e subordinado não tenham um bom relacionamento, é possível que a avaliação seja comprometida e não represente a realidade.

Avaliação 360 graus

Já na avaliação 360°, o profissional é analisado por diferentes pessoas ligadas à empresa. Entre elas, estão: colegas da mesma função, clientes, gestores de outras, subordinados (se tiver) e superiores imediatos.

Isso traz muito mais riqueza de detalhes ao estudo de desempenho. É possível identificar como o profissional é visto pelas mais diversas pessoas. Nesse caso, também é considerada a autoavaliação, como explicaremos melhor a seguir.

Autoavaliação

Na autoavaliação, o próprio funcionário é responsável por fazer uma análise do seu papel e do desempenho no cargo que exerce. Ela deve ser utilizada em conjunto com outros modelos, proporcionando ao gestor uma visão mais ampla do colaborador.

Apesar de muitas organizações a subestimarem, a autoavaliação é o primeiro passo para o sucesso do profissional, visto que ele precisará desenvolver a sua capacidade de autoconhecimento. Por esse motivo, é importantíssimo aplicá-la.

Avaliação por indicadores

Existem muitos indicadores que podem ser usados na avaliação de um profissional, como nível de assiduidade ou satisfação dos clientes. É preciso, no entanto, que o profissional de RH determine os melhores indicadores, de preferência em parceria com o superior imediato do colaborador que está sendo avaliado.

O interessante da avaliação por indicadores é que ela é mais consistente, baseada em informações reais, não apenas na opinião de outras pessoas. Assim, torna-se mais fácil criar feedbacks úteis de qualidades ao crescimento do profissional.

Avaliação comportamental

Além de avaliar as competências e a performance de um indivíduo na empresa, também é possível diagnosticar seu perfil comportamental. Se antes essa tarefa dependia de um psicólogo e um amontoado de papéis a serem preenchidos, hoje existem sistemas que facilitam todo o processo.

Geralmente, o perfil comportamental do colaborador é avaliado com base em quatro principais variáveis: dominância, influência, cautela e estabilidade — itens que integram a metodologia DISC de avaliação.

Avaliação por metas e objetivos

Nesse último caso, há uma espécie de revisão do cumprimento das metas e objetivos determinados, considerando os profissionais que têm apresentado uma boa performance e aqueles que estão abaixo da meta.

É uma das formas mais simples de avaliação de desempenho, geralmente aplicada pelos próprios gerentes de linha. Para tanto, é preciso de metas e objetivos bem definidos e compartilhados com todo o time de trabalho.

Avaliação baseada no custo

Nesse modelo, o funcionário é avaliado de acordo com o custo benefício que traz para a empresa. Isso significa que se levam em consideração o quanto ele produz e o quanto é investido nele.

Pode ser uma boa alternativa para organizações preocupadas com o corte de gastos, mas trata-se de um modelo de avaliação que não estimula o desenvolvimento do funcionário e que não colabora para a gestão de pessoas.

Avaliação por distribuição forçada

Dentro dessa avaliação, há o uso de uma categorização para os funcionários. Dentro disso, os indivíduos são encaixados em grupos, que aponta quem será promovido ou demitido.

O problema desse modelo de avaliação é a comparação entre os funcionários, sem levar em consideração suas características individuais.

Incidentes críticos

A avaliação por incidentes críticos destaca situações extremas, sejam elas positivas ou negativas. É um método simples, mas que ignora o desempenho do profissional dentro da rotina diária. Devemos lembrar que o trabalho de um colaborador é construído no dia a dia.

Erros mais comuns da avaliação de desempenho

A realização das avaliações de desempenho também traz uma série de detalhes que podem prejudicar o seu andamento. Destacamos aqui os principais erros na hora de analisar a performance dos funcionários.

Falta de equipe qualificada

Para uma boa avaliação, a equipe de Recursos Humanos responsável pelo trabalho precisa ter uma boa experiência e conhecimento no assunto. Sem isso, as avaliações serão superficiais e provavelmente vão desmotivar os empregados.

Feedback mal aplicado

A chave para uma boa avaliação de desempenho é a qualidade do feedback. É preciso ter uma abordagem clara, empática e aberta a sugestões. Um bom diálogo é essencial para o feedback, no qual o gestor vai expor todas as características do profissional — positivas e negativas — e orientar sobre como melhorar sua performance.

Falta de memória

A avaliação deve levar em consideração toda a contribuição do profissional no período. Destacar apenas os últimos acontecimentos vai prejudicar totalmente os resultados da análise.

Por isso, o ideal é que as avaliações sejam realizadas em espaços curtos de tempo, para que possam cobrir tudo o que foi realizado no período e permitir um acompanhamento mais preciso.

Receio ao pontuar problemas

Muitas vezes, por medo de criar um problema, o avaliador evita dar pontuações ruins em aspectos nos quais o colaborador realmente apresentou um desempenho muito abaixo da média.

Esse comportamento invalida a análise e prejudica o trabalhador e a empresa, pois se trata de uma avaliação que não retrata a realidade. Se os resultados não foram bons o suficiente, é necessário dar a pontuação adequada. O que vai tornar o funcionário receptivo a essa informação é a qualidade do feedback.

Não abordar o plano de carreira

Para o funcionário, a avaliação de desempenho tem como principal função indicar o seu desenvolvimento individual. Falar sobre o plano de carreira e o que deve ser melhorado para que o colaborador seja promovido é essencial para promover o engajamento.

Quais são os principais indicadores para avaliação?

De maneira simplista, indicadores são termômetros dentro da empresa, apontando o que tem dado certo e o que precisa de novas estratégias. Eles podem estar ligados às várias áreas da empresa, especialmente ao setor de Recursos Humanos.

Os indicadores usados podem variar bastante de acordo com cada avaliação. Se o intuito é avaliar a perspicácia da equipe em atender o cliente, os indicadores serão diferentes dos usados no intuito de mensurar o entusiasmo do time, por exemplo.

Por esse motivo, o primeiro passo é definir o objetivo da avaliação, isto é, o que realmente se deseja saber com a análise dos profissionais. Assim, será mais fácil definir os indicadores. Confira, agora, os principais:

Nível de assiduidade dos profissionais

Esse indicador se refere ao quanto os profissionais são comprometidos com horários e jornada de trabalho. Quando não há assiduidade, refletindo em altos níveis de absenteísmo, significa que eles estão pouco motivados e comprometidos.

O cálculo da assiduidade é muito simples: basta relacionar o número de horas de faltas com as horas efetivamente trabalhadas, seja de um profissional individual ou de toda a equipe. Com os modernos sistemas de controle de ponto, isso fica ainda mais fácil.

Percentual de clientes promotores

Pode não parecer, mas medir a satisfação e a lealdade dos clientes é um importante reflexo do nível de engajamento da equipe. Um profissional motivado preza pela excelência no atendimento, o que resulta no encantamento dos clientes.

Com base no Net Promoter Score (NPS), avalie a quantidade de clientes promotores, neutros ou detratores da empresa. Assim, “por tabela”, será possível determinar a qualidade do atendimento e comprometimento dos próprios empregados.

Nível de produtividade diária

Se uma equipe tem se mantido produtiva, é um ótimo sinal. A maioria dos gestores mensura essa produtividade com base nas metas que foram atingidas, porém, existe um cálculo que torna o processo ainda mais simples. Confira:

Produtividade = produtos ou serviços gerados / recursos utilizados

Imagine que uma equipe na linha de produção encaixotou 1.500 pedidos em 2 horas. Isso significa uma produção de 750 produtos-hora. Acompanhe o aumento ou a redução da produtividade mês a mês, assim, você terá uma visão clara do assunto.

Nível de satisfação no trabalho

Há muito tempo se sabe que profissionais satisfeitos trabalham com maior qualidade e empenho. Pesquisas indicam que pequenas e médias empresas que oferecem qualidade de vida aos empregados são, em média, 86% mais produtivas. Mas como mensurar?

Aqui, mais uma vez, o NPS ganha destaque. Ele pode ser aplicado com foco nos profissionais, avaliando seu grau de satisfação e lealdade à empresa. Dessa maneira, eles poderão ser classificados como promotores ou detratores da empresa.

Número de erros e acidentes no expediente

Esse indicador reflete a dedicação e atenção dos profissionais, por isso deve ser considerado na avaliação de desempenho. Cada profissional deve ter a menor taxa possível de erros e acidentes ao longo do expediente, demonstrando que está atento e adequado às normas de segurança e qualidade da empresa.

As informações acerca dos erros e acidentes podem ser obtidas com os superiores imediatos ou, em empresas maiores, com a área de segurança no trabalho.

Como definir os melhores indicadores para a empresa?

Os indicadores citados são apenas uma pequena ponta do “iceberg”, pois existe quase que uma infinidade de itens que podem ser mensurados. Então, é fundamental que o profissional de RH foque nos que realmente importam para a avaliação.

Para tanto, é preciso levar algumas coisas em consideração, como:

  • o grau de relação com os objetivos da avaliação de desempenho;
  • a facilidade de acesso a dados volumosos, verídicos e variados;
  • o comprometimento dos demais líderes/gestores com o levantamento;
  • a compatibilidade com os valores e cultura da organização.

Escolher os melhores indicadores não é um processo difícil, basta levar em consideração as dicas anteriores. O mais importante é que gerem informações relevantes, claras e relacionadas ao objetivo da avaliação de desempenho.

Também é preciso destacar que o levantamento de bons indicadores depende da qualidade do tratamento dos dados, então é interessante conversar com o setor de TI. Ele saberá como extrair dados de sistemas, planilhas e relatórios com diligência.

Por que avaliar?

Para responder a essa pergunta, a companhia deve ficar atenta, pois toda avaliação de desempenho trará consequências e será preciso agir diante delas. Portanto, esse é um processo importante para que a empresa realize a orientação e a promoção de seus profissionais.

Mas, para isso, é necessário definir de forma prévia os critérios de julgamento e os objetivos da avaliação de desempenho (de acordo com o cenário e o momento corporativo) e, ainda, estabelecer como fará a análise objetiva.

Vale destacar que o porquê da avaliação de desempenho não tem a ver com a busca por culpados ou mesmo com a repreensão dos funcionários. Os motivos dessa análise envolvem a necessidade de reavaliar a política de pessoal da organização e as características dos cargos e das funções.

Saber como fazer uma avaliação de desempenho é essencial para qualquer empresa, seja ela pequena ou de grande porte. A satisfação dos funcionários, uma orientação correta sobre seu trabalho e a tomada de decisão pelos gestores dependem do feedback resultante da análise.

Dados divulgados pela Willis Towers Watson, empresa global líder em consultoria, mostram que, dos 31 mil funcionários consultados em 2016, menos da metade acredita que as avaliações ajudem a melhorar o desempenho ou que exista uma ligação entre elas e a remuneração daqueles avaliados. E metade dos colaboradores ouvidos disse que seu desempenho foi medido de forma precisa.

Por essa razão, também é importante que os resultados da avaliação sejam usados como feedback aos próprios talentos, indicando quais seus pontos fortes (que devem ser mantidos e otimizados) e pontos fracos (que devem ser neutralizados ou eliminados). Assim, empresa e profissionais podem crescer com sinergia.

Gostou de saber mais sobre a avaliação de desempenho? Aproveite para conferir o artigo que preparamos sobre gestão de competências e enriqueça ainda mais a análise da performance dos seus colaboradores.

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