Entenda qual a importância e como implementar o onboarding na empresa

16 de agosto de 2019
Kenoby

Quando um profissional ingressa na empresa, tudo é novo para ele: procedimentos básicos, colegas, liderança, mesa de trabalho… tudo muda de uma hora para outra e, quanto mais rápido ele se adequar às suas novas funções, maior será o seu desempenho na companhia. Nesse sentido, investir em iniciativas de onboarding na empresa é essencial.

Dessa forma, o desafio dos profissionais de RH é fazer com que o novato conquiste, de forma rápida, um bom nível de interação e profissionalismo com as pessoas que já fazem parte da equipe.

Mas como fazer isso? Como integrar os novos funcionários à equipe que já está estabelecida e apresentar as metas de forma clara? Saiba que isso é possível por meio do onboarding

E o onboarding, quando bem desenvolvido, pode ajudar, inclusive, no fortalecimento do employer branding da companhia. Para te ajudar nessa tarefa, baixe o nosso manual para desenvolver a marca empregadora!

O que é onboarding?

Esse termo diz respeito ao conjunto de ações que têm como objetivo recepcionar e oferecer capacitação para os profissionais recém-contratados.

Traduzido para o português, onboarding quer dizer “embarcar”, o que pode ser entendido como um mergulho no contexto de uma empresa.

Dessa forma, o onboarding consiste em processos que têm por objetivo otimizar o tempo de adaptação às novas funções de um novato na empresa. Para tanto, iniciativas e ações são implementadas com a ajuda dos profissionais de RH.

Nesse cenário, o setor de Recursos Humanos da empresa tem uma grande oportunidade de trabalhar esse talento. Se essa oportunidade for desperdiçada, muito provavelmente, em curto prazo, a companhia terá de somar esforços muito maiores para treinar e motivar esse profissional. Isso sem falar que pode haver um desligamento precoce, o que traz vários transtornos para a organização.

Nesse momento inicial do profissional na corporação, é preciso acolhê-lo e orientá-lo, aproveitando que ele está cheio de energia e vontade de aprender e contribuir com novas ideias.

Assim, o onboarding é uma oportunidade para apresentar, logo na chegada do colaborador à empresa, os objetivos do negócio, os procedimentos básicos, a missão, a visão e os valores, além do que é esperado desse novo membro da equipe.

Quais são as vantagens de implementar o onboarding na empresa?

O onboarding traz diversos benefícios tanto para a organização quanto para o colaborador. Veja a seguir!

Alinhamento aos objetivos e à cultura organizacional

O processo de onboarding tem a função de educar e expor aos novos contratados quais são os objetivos da organização, bem como sua missão, visão, valores e metas.

Para que o profissional esteja alinhado à sua meta individual, é importante que ele se reúna com a liderança. Assim, o gestor da área pode transmitir as instruções de como buscar esses desafios e como agir para evitar os erros iniciais.

Esse encontro também pode servir para uma troca de experiências e para que os laços de confiança comecem a se formar.

Aumento do engajamento dos profissionais

Por mais experiente que seja um candidato, é preciso considerar que as culturas das empresas são únicas e, por isso, ele deve ser inserido no novo contexto.

Dessa forma, o processo de onboarding também serve para trabalhar o sentimento de pertencimento dos candidatos, com o objetivo de levá-los ao engajamento.

Quando esse processo é bem-sucedido, torna-se mais fácil estimular a motivação e o engajamento, o que favorece a permanência desses talentos por muito mais tempo na empresa.

Crescimento do negócio

Elevar a motivação e conquistar o engajamento são os principais objetivos de todo processo de onboarding nas empresas.

No entanto, além dessas conquistas evidentes, as ações colaboram para dar suporte à cultura corporativa e fortalecer os relacionamentos interpessoais no ambiente laboral.

Todos esses esforços se justificam porque os colaboradores que se envolvem com as metas da empresa produzem mais e melhor — e, por isso, entregam resultados elevados para a organização.

Fortalecimento da marca empregadora

Um dos principais objetivos de todo setor de RH é atrair e reter mão de obra qualificada, mas essa não é uma missão das mais fáceis.

Não basta somente ter bons benefícios e salários. É necessário ficar atento ao clima organizacional, e isso inclui uma boa relação com os gestores, redução de conflitos internos, alinhamento com os valores da companhia, entre outras iniciativas.

Nesse cenário, o onboarding torna possível a construção de um alicerce de características organizacionais que diferenciam a companhia no mercado. O setor de RH deve trabalhar para diferenciar a cultura da organização e usar isso para atrair e reter profissionais talentosos.

Redução do turnover

Um processo eficiente de onboarding também contribuirá para a redução do índice de rotatividade de pessoal, uma das mais desafiadoras metas do RH na atualidade.

Essa redução acontece porque aqueles que passam por um processo de onboarding bem-sucedido sentem-se parte da organização mais rapidamente. Ou seja, se engajam e conseguem ir ao seu máximo potencial produtivo de forma mais rápida.

Como realizar o processo de onboarding de novos funcionários?

Para um processo de onboarding eficiente, fique atento às práticas a seguir.

Transmita o máximo de informações ao candidato

Uma integração bem-sucedida tem início ainda durante o recrutamento e seleção. Ao anunciar a vaga, detalhe questões como competências do cargo, benefícios, salário, entre outras.

Use a seção “Trabalhe Conosco” do site da empresa para evidenciar os benefícios e questões referentes à cultura da organização, deixando todas as informações bem claras. O objetivo é que, quando o candidato for até o local da entrevista, já tenha o máximo de dados possível sobre a companhia.

Dessa forma, você tem mais possibilidade de atrair profissionais engajados com os objetivos e a cultura da organização. Isso aumenta as chances de que esses profissionais já ingressem mais motivados e produtivos.

Faça um manual de integração para os novos colaboradores

Nos primeiros momentos na empresa, o profissional é bombardeado com muitas informações e nem sempre consegue guardar todos os dados que são transmitidos.

Por isso, é importante que ele receba um guia ou manual, no qual possa consultar, sempre que necessário, as informações mais importantes da empresa e que impactarão a sua rotina de trabalho.

Inclua o organograma da empresa, os setores, a visão, a missão, os valores e outros dados relevantes. Também podem constar nomes de colegas de trabalho.

Dessa forma, o novato tem a oportunidade de ir se familiarizando com os outros funcionários. É importante que nesse material também constem as normas da empresa.

Eleja mentores

Para auxiliar a equipe de RH no processo de integração, é importante eleger mentores, ou seja, profissionais mais experientes e com mais tempo de casa para auxiliar os recém-contratados.

Essa é uma forma de fazer o novo funcionário se sentir mais seguro e se engajar desde o início. Um mentor atencioso e solícito também pode oferecer ao novo colega uma dose maior de confiança.

Tudo isso faz com que o recém-contratado esteja à vontade para compartilhar novas ideias e também se abrir a novas realidades.

Faça uma visitação guiada pela empresa

Um tour pela organização é de fundamental importância nos primeiros momentos do colaborador na companhia. Isso faz o profissional se sentir mais confortável e, assim, ele pode se familiarizar mais rapidamente com o novo ambiente.

Apresente-o para as equipes de maneira menos formal. Nesse momento, é importante a participação da liderança do setor, pois, além do acolhimento dispensado ao novo colaborador, os gestores são os maiores responsáveis por divulgar a cultura organizacional.

Apresente o setor de trabalho

Após o recém-contratado conhecer as áreas da empresa, é importante dispensar um pouco mais de atenção para o setor onde ele vai atuar.

Nessa etapa é fundamental, mais uma vez, que o setor de Recursos Humanos possa contar com o gestor responsável pela área de atuação do novo colaborador.

Assim, trabalhando juntos, RH e liderança podem transmitir as informações mais relevantes daquele time, metas, desafios, projetos e especificidades da área.

Nesse primeiro dia, é recomendado promover um almoço entre liderança e liderados, para que o novo membro possa ser apresentado de maneira positiva. Em um ambiente mais descontraído, a integração acontece de forma mais natural e espontânea.

Apresente a alta gestão da empresa

Se a agenda dos CEOs permitir, apresente o novo integrante da equipe para os altos executivos da empresa. Afinal, ter a chance de conhecê-los logo no início das suas atividades é mais um fator motivador para o novato na companhia.

Também é válido os gestores se mostrarem disponíveis para sanar as dúvidas e ajudar quando for preciso. Isso evidencia um relacionamento de respeito entre todos os níveis hierárquicos.

Organize o ambiente de trabalho

Mostre que o novo colaborador é aguardado. Organize os materiais dele — como mesa, cadeira, computador, senhas e material de escritório. Bilhetes de boas-vindas, lembrancinhas ou qualquer outro tipo de mimo com a logomarca da empresa são sempre uma boa alternativa.

Lembre-se de entregar a lista de ramais com nome das áreas, responsáveis etc. Isso vai contribuir para que o profissional se organize nesse primeiro momento.

Se o colaborador for utilizar e-mail de trabalho, já alinhe antes com a equipe de TI um e-mail padrão com senha disponível.

Agora que você já sabe como fazer o processo de onboarding, veja como o RH deve se organizar para esses trabalhos.

Como o setor de RH deve se preparar para o onboarding?

Entre as tarefas do RH está a preparação do processo de integração dos colaboradores. Veja a seguir como você pode se organizar!

Estabeleça um cronograma

Internamente, faça um cronograma de todas as atividades e alinhe-o com o gestor responsável pela vaga. Com todas as questões alinhadas, acione os envolvidos e prepare a programação de integração.

É interessante deixar uma cópia dessa programação com o recém-contratado. Assim, ele pode saber exatamente quais são as atividades do dia e entender que organização é um fator importante e valorizado pela empresa.

Além disso, com todo esse zelo na recepção, ele vai entender que a sua contratação é importante e que várias expectativas giram em torno dela, o que aumenta o engajamento e o senso de responsabilidade.

Prepare uma apresentação sobre a cultura da empresa

Quanto mais adaptado o novo colaborador estiver às rotinas da empresa, mais satisfeito ele ficará ao exercer as suas funções diárias. Como consequência, temos o aumento de sua produtividade.

Para atingir esse objetivo, prepare um material de apresentação da empresa. Nesse momento, é importante reforçar o engajamento esperado de cada colaborador para o sucesso da companhia.

Diminua a burocracia

Um monte de papel para assinar no primeiro dia de trabalho é inevitável, mas é possível facilitar esse processo. Envie o que puder por e-mail. Assim, o funcionário já pode levar os documentos assinados para a empresa em seu primeiro dia de trabalho.

O manual do colaborador também pode ser enviado para o profissional já estudar as informações necessárias sobre a companhia.

Com essas pequenas ações, você evita que o recém-contratado seja bombardeado com muitas novidades no primeiro dia na empresa.

Além disso, para a execução de um plano de onboarding eficiente, é necessário priorizar as informações mais importantes de forma a serem facilmente compreendidas.

O setor de RH e a liderança da área do recém-contratado também devem estar atentos a todos os detalhes para receber o novo membro e acompanhá-lo nos momentos iniciais na companhia.

Como usar a tecnologia no processo de onboarding?

A tecnologia pode ser usada de diversas maneiras, a começar por toda aquela papelada que mencionamos no item anterior. Você também pode contar com a ajuda de softwares para digitalizar ou criar formulários digitais para a papelada e outros processos, aproveitando o HR Tech.

Os formulários digitais, por exemplo, podem ser acessados por dispositivos mobile, como os smartphones. Dessa forma, os novatos podem preencher boa parte da papelada quando e onde for mais conveniente.

As plataformas de vídeos para apresentações sobre a cultura da empresa e seu produto/serviço também favorecem o processo de integração dos novos colaboradores. Dessa forma, os novatos têm a oportunidade de rever os conteúdos quando quiserem, facilitando a sua memorização.

A tecnologia no RH ainda favorece, e muito, o treinamento desses recém-contratados. Assim, você pode aproveitar que as plataformas digitais de treinamento podem ser customizadas e oferecer um conteúdo rico para os profissionais já na recepção deles na empresa.

Além disso, as plataformas de treinamento e desenvolvimento podem ser facilmente adaptadas para outras posições da companhia. Com isso, você tem a possibilidade de aprofundar o material de forma a oferecer a capacitação necessária para o melhor desempenho do capital humano na companhia.

Quais são os melhores exemplos de onboardings de sucesso?

Diversas organizações se destacam por seus processos de integração e ganham evidência no mercado e na mídia por utilizar técnicas eficientes e inovadoras para trabalhar a recepção e a adaptação de seus novos membros.

De forma geral, as grandes empresas têm investido mais em pessoas, por isso estão um passo à frente em suas práticas e estratégias. O objetivo para elas, quando o assunto é onboarding, é oferecer um primeiro dia marcante e cheio de boas experiências!

Para ajudar você a se inspirar, separamos algumas boas iniciativas de integração nas empresas. Acompanhe!

Facebook

O Facebook, famosa rede social comandada por Mark Zuckerberg, já é conhecida como uma marca empregadora de sucesso e também se destaca na recepção de seus novos colaboradores.

Os recém-contratados são agraciados com nada mais nada menos do que seis semanas de treinamento. Eles são apresentados às metas da empresa e ao papel de cada membro dentro da organização. Os valores e a cultura organizacional também são transmitidos nesse momento.

O treinamento não se prende a apresentações e palestras que consomem o tempo e a energia dos participantes. A intenção é oferecer aos novatos as informações e ferramentas necessárias para que eles possam exercer as suas atividades da melhor forma e o mais rapidamente possível.

Apple

Uma das maiores empresas de tecnologia do mundo, a Apple surpreende os seus novos membros presenteando-os com um iMac — o melhor computador fabricado pela companhia. O aparelho fica com o profissional, independentemente de ele estar trabalhando ou não, de forma definitiva.

A companhia também presenteia o novo funcionário com uma camisa. Nela consta o ano do início das atividades do profissional na empresa. O objetivo é que ele materialize o período em que foi contratado.

LinkedIn

Empresa pioneira no segmento de rede de relacionamentos profissionais e de negócios, a organização mantém um ritual para recepcionar os novos membros da equipe e tornar esse dia especial.

Os recém-contratados são recepcionados com um kit de boas-vindas que contém o livro “Comece por você”, escrito pelo fundador da empresa, Reid Hoffman, e um caderno.

Além disso, de acordo com a função que a pessoa desempenhará, ela recebe itens específicos que contribuirão para o seu bem-estar e desenvolvimento na empresa.

Não é possível dizer com certeza o que virá no kit, mas é certo que as boas surpresas elevam a motivação de quem está ingressando na companhia.

Mas não termina por aí. Todos os novos funcionários são recebidos com uma decoração especial em sua mesa de trabalho, que contempla cartões que dizem “You’re [In]” (“Você está dentro”). Na parte gráfica, a mensagem faz alusão à logomarca da rede social.

Google

O Google, organização reconhecida por sua famosa cultura organizacional, também utiliza processos de onboarding bem-sucedidos.

A companhia acredita que, se os recém-contratados tiverem a chance de se adaptar da melhor forma, eles poderão oferecer mais resultados para a empresa.

Por isso, a organização se preocupa muito com a recepção dos novos profissionais e soma esforços para que essa seja uma experiência positiva.

Para tanto, algumas iniciativas são adotadas. A empresa procura tornar essa recepção a mais descontraída possível, presenteando os novatos com um chapéu colorido. Nele há uma hélice e a palavra “Noogler” (aglomeração das palavras “new” e “googler”).

Agora que você já sabe como as grandes companhias têm recebido os seus recém-contratados, veja quais são as melhores práticas para adotar esse processo em sua empresa.

Quais são as melhores práticas para elaborar o onboarding?

Como você pôde acompanhar até aqui, as melhores práticas de onboarding acontecem de diversas maneiras nas empresas.

Elas podem ir de pequenas ações, como levar o colaborador para almoçar com a liderança, até grandes iniciativas, a exemplo da implementação de um programa de orientação ou um plano escrito.

O importante quando o assunto são as boas práticas de onboarding é lembrar que o novato deve ser recebido com planejamento e iniciativas estruturadas. Assim, ele se sentirá acolhido, o que favorece o seu bem-estar nesses momentos iniciais na empresa.

Todos esses esforços são necessários porque o dia mais importante no trabalho é, justamente, o primeiro. As ações de recepção do novo colaborador devem fazer parte da cultura da empresa, e todos os membros da equipe devem estar preparados para compartilhar esse momento de forma positiva.

Quando o profissional tem experiências frustrantes logo no início de suas atividades na empresa, as chances de ele se desligar são elevadas, o que causa vários transtornos — inclusive de cunho financeiro, já que a corporação tem que abrir um novo processo seletivo.

Nesse cenário, é fundamental fazer com que o primeiro dia seja de acolhimento, boa recepção e também orientação.

Além disso, tenha em mente que o estabelecimento de uma boa comunicação com todos da equipe, incluindo os novatos, é importante para o sucesso dos trabalhos.

Como vimos ao longo deste post, o onboarding é fundamental para garantir uma adaptação mais rápida do novo colaborador às suas funções. Dessa forma, um processo de recepção de funcionários bem-sucedido é uma parte essencial de toda a estratégia de Recursos Humanos das empresas.

Isso é importante porque, com o alto custo do recrutamento, as organizações entendem que a integração desses colaboradores é uma iniciativa importante para o seu sucesso.

Compreender que o RH é o responsável pelo processo de integração e que essa iniciativa é capaz de atrair importantes diferenciais competitivos é fundamental para o sucesso da companhia.

No entanto, o processo de onboarding deve ser um esforço conjunto com as lideranças, já que elas serão as responsáveis por orientar como o trabalho do novo profissional contribuirá para o desenvolvimento da empresa ao longo do tempo.

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