Departamento pessoal online: saiba mais sobre esse tema

15 de julho de 2019
Kenoby

Um estudo recente realizado pela consultoria Deloitte aponta que 56% dos líderes de RH estão adaptando os processos para a integração com ferramentas digitais. Essa informação é uma grande evidência do crescimento do departamento pessoal online e de como ele pode ajudar na realização de tarefas cotidianas.

Como em qualquer setor, a tecnologia chegou também aos recursos humanos e vem sendo aplicada principalmente dentro do Departamento Pessoal (DP), automatizando rotinas maçantes e que tomam muito tempo da equipe.

Neste post, vamos trazer um quadro completo sobre a função do departamento pessoal e como a tecnologia está ajudando com os seus processos, sendo um dos pilares de base para o crescimento da empresa.

Se você também quer entender um pouco mais sobre o departamento pessoal online, continue a leitura!

O que é um departamento pessoal?

Independentemente do tamanho ou nicho de atuação da empresa, gerenciar os documentos e os registros pertinentes aos funcionários é indispensável. Tal organização permite que os direitos trabalhistas sejam pagos corretamente, evitando processos trabalhistas e até mesmo um clima organizacional de desconfiança entre os colaboradores em relação à idoneidade da corporação.

departamento pessoal é o setor que cuida dessa organização e regularização, garantindo que os registros e transmissão de informações estão sendo feitos de acordo com a legislação.

Esse departamento também cuida do controle de horas trabalhadas e faltas, dos trâmites que envolvem contratação e demissão, entre outras atividades burocráticas e que exigem extrema atenção e dedicação para que sejam feitas corretamente.

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Quais são suas principais funções dentro da empresa?

O DP ocupa um papel de extrema importância na empresa. O gerenciamento de informações é fundamental para a avaliação de resultados e o planejamento estratégico de gestão de pessoas.

Por mais que pareça apenas um trabalho burocrático e sem importância, um erro nos dados registrados pelo departamento pessoal pode causar sérias consequências, que vão desde problemas de relacionamento com funcionários até decisões equivocadas.

Para entender melhor o peso que o trabalho do DP tem na empresa, vamos lembrar algumas de suas responsabilidades. Apenas conhecendo suas principais funções é possível compreender a relevância que o departamento pessoal tem para as organizações.

Controle de ponto

O departamento pessoal fica responsável pelo controle do horário de entrada e saída de todos os profissionais, assim como as faltas (justificadas ou não), horas extras e folgas. Esses dados são importantes para o cálculo do salário no fim do mês, checando se vai haver algum desconto na folha de pagamento além dos já previstos, como impostos.

Além do controle para fechamento dos salários, o controle de ponto ajuda a observar o absenteísmo na empresa. Quando há uma incidência alta de atrasos e faltas, essa taxa deve ser observada para evitar o turnover dos funcionários.

Organização do calendário de férias

Os trabalhadores têm direito a um período de férias a cada um ano trabalhado. A CLT prevê que as empresas que não liberarem o funcionário para esse descanso remunerado ou liberem fora do período concessivo, terão que pagar o valor das férias em dobro. Além disso, a irregularidade nesses direitos pode gerar processos trabalhistas custosos e que vão prejudicar a imagem corporativa.

Por isso é tão importante ter organização em relação às férias dos trabalhadores. E o departamento pessoal assume essa responsabilidade, coordenando o calendário para que todos os funcionários tenham direito às férias no período devido, sem que isso atrapalhe o restante da equipe.

Organização de documentos

A contratação e manutenção do vínculo profissional de um colaborador com a empresa exige uma série de papéis e registros para que se mantenha dentro do que é exigido pela CLT. É necessário expedir o contrato de admissão, realizar exames médicos, fazer anotações na carteira de trabalho, enfim, documentar qualquer mudança ocorrida nas relações entre organização e funcionário.

A manutenção dessas informações deve ser feita durante todo o período de permanência do funcionário na empresa. Cabe ao departamento pessoal administrar esses documentos, emitir os comprovantes e termos necessários, além de arquivar corretamente esses papéis.

Prestação de contas

O Governo Federal tem uma fiscalização atenta em relação ao cumprimento das normas e direitos que a empresa deve pagar aos funcionários.

Recentemente, foi feita a implantação do eSocial, um programa pelo qual a corporação vai prestar informações sobre qualquer mudança no quadro de empregados, assim como dados sobre contribuição previdenciária, comunicações de acidentes de trabalho etc.

O atraso na comunicação vai gerar cobrança de multas para as organizações. Por isso, é tão importante ter um controle exato de tudo o que acontece na empresa. Fica a cargo do DP não só realizar esse controle, como transmitir essas informações em tempo hábil.

Qual a importância de ter o departamento pessoal na empresa?

Levando em consideração todas as responsabilidades assumidas pelo DP, é possível notar a importância que esse departamento tem para que essas normas sejam cumpridas de acordo com o esperado.

Ter um departamento pessoal competente e eficaz traz uma série de vantagens para a empresa.

Melhoria nos processos da empresa

Os processos internos são otimizados com o trabalho do departamento pessoal. Não há mais aquela confusão na hora de fazer os pagamentos.

Uma situação comum em organizações que não têm esse setor de apoio é a demora na hora de contratar um funcionário ― ficam faltando documentos, ou a assinatura em determinado termo, e o processo acaba levando muito mais tempo que o esperado.

Com um bom DP a organização é muito maior e esses trâmites são facilitados.

Colaboradores mais satisfeitos

Uma organização maior por parte da empresa também aumenta os índices de satisfação dos funcionários. É extremamente estressante ter atrasos nos pagamentos, benefícios que não são acertados corretamente, pedidos de recálculo da folha de pagamento, entre outros.

Quando os colaboradores sabem que os seus direitos estão sendo pagos corretamente e podem tirar as dúvidas que surgirem, eles trabalham mais tranquilos e motivados.

Organização de calendários de férias

A organização das férias vai além do cumprimento dos direitos do trabalhador que citamos acima. Quando o DP realiza um bom trabalho, esses períodos não coincidem com as férias de outro funcionário importante do mesmo setor, ou com a licença de outro colaborador.

As equipes conseguem então continuar o seu trabalho normalmente, atender aos prazos e bater as metas. Claro que há uma queda na produtividade, mas ela não chega a ser tão impactante.

O que é o departamento pessoal online?

Agora que você conhece todas as características e a importância que um departamento pessoal tem na empresa, vamos apresentar o departamento pessoal online. É uma versão superior do departamento pessoal tradicional, que prevê a facilitação da rotina diária dos profissionais desse setor.

Assim como a tecnologia trouxe inovações e otimizou diversas áreas, ela também marca a sua presença dentro do departamento pessoal. Alinhado com a indústria 4.0, o departamento online automatiza diversas funções, otimizando tempo e apresentando dados mais confiáveis.

Quais rotinas podem ser automatizadas?

A substituição de trabalhos manuais por softwares inteligentes permitiu a automação de diversos trabalhos maçantes e que tomam muito tempo do departamento pessoal. Podemos citar:

  • geração de relatórios e gráficos de controle;
  • gestão da folha de pagamento;
  • controle de pontualidade, horas extras e banco de horas;
  • cálculo de salário e benefícios;
  • cálculo de direitos rescisórios;
  • produção e distribuição de holerites;
  • controle de vencimento de férias dos funcionários.

Vale lembrar que essa automação não significa a total substituição dos funcionários do setor por ferramentas. Eles ainda são importantes para controlar e conferir todas as informações geradas.

Os softwares entram para acompanhar e apoiar o trabalho desses profissionais, dando mais precisão e diminuindo o tempo de execução das tarefas.

Por que investir em uma solução tecnológica para o departamento pessoal?

Aliviar a carga de tarefas repetitivas dos funcionários do DP não só vai aumentar a qualidade de vida desses colaboradores. O investimento no departamento pessoal online traz diversos benefícios também para as empresas.

Maior controle das informações

Com a ajuda de um bom software, é possível centralizar as informações em um só local, obtendo assim um canal específico de dados que os gestores podem consultar quando precisarem de relatórios para análise.

Essa centralização ajudará não só os diretores, mas também na gestão de pessoas. Ela facilita a comparação de dados, avaliando se o profissional apresentou progressos ou a performance da equipe.

Redução de erros

Uma rotina de DP inclui a inclusão de uma série de informações e números, e é natural que os profissionais cometam erros durante as tarefas. A automação diminui a incidência de falhas, transportando, muitas vezes, os dados coletados direto para as ferramentas de cálculo de horas.

Podemos usar como exemplo a confecção das folhas de pagamento. Com um departamento pessoal online, é possível conectar os dados da folha de ponto direto para o cálculo.

Melhora a rotina do departamento

Ficar atolado em um monte de papéis ou pulando de uma planilha para outra na hora de fechar os cálculos dos pagamentos é contraproducente para qualquer um. A implantação de uma solução tecnológica melhora muito a rotina do departamento pessoal, facilitando a conferência e a ligação entre informações.

Essa rotina mais enxuta certamente trará uma redução de custos para a organização, afinal, não serão mais necessárias horas extras ou dias a mais de trabalho quando for necessário levantar um grande volume de dados sobre os funcionários.

Contribui para uma tomada de decisões mais eficiente

A concentração de informações em uma só fonte e a facilidade de obtenção de relatórios e gráficos auxilia os CEOs a tomarem decisões mais acertadas e, principalmente, em momentos de pressão.

Esse tipo de situação costuma acontecer quando há pouco tempo para decidir os próximos rumos da empresa, principalmente com a velocidade das mudanças que ocorrem no mundo corporativo atual.

Por isso, contar com um departamento pessoal online é indispensável para essas circunstâncias excepcionais, quando é inviável aguardar um ou dois dias para relacionar dados importantes.

Atualização constante de dados cadastrais

É comum que a empresa precise consultar dados cadastrais dos seus funcionários e os encontre totalmente desatualizados. Fica realmente difícil manter essa renovação em dia em planilhas de Excel, principalmente quando se trata de uma organização de médio ou grande porte.

Com uma boa ferramenta digital, essas informações podem ser localizadas e atualizadas com muito mais rapidez, poupando tempo e dando eficácia para as operações.

Aumento da produtividade

Como já citamos acima, a automação de atividades traz uma melhora considerável na rotina do departamento pessoal, dispensando um alto volume de trabalho desnecessário. Com isso a produtividade pode ser aumentada, direcionando profissionais de departamento pessoal para atividades que realmente impactem no alcance de metas da empresa.

Eles podem auxiliar o RH na realização de pesquisas de clima organizacional ou sinalizar quando houver um aumento na taxa de absenteísmo, por exemplo.

Além disso, o departamento pessoal vai conseguir trabalhar com mais dedicação em cima de solicitações pontuais dos funcionários, como uma mudança nos benefícios ou solucionando alguma reclamação.

Foco em questões estratégicas

Os pontos estratégicos da gestão de pessoas são um dos mais importantes para a empresa. Um CEO depende de indicadores confiáveis para tomar decisões, promover mudanças internas ou até mesmo transformar a política da empresa.

Que tal aproveitar os funcionários de departamento pessoal, dar treinamentos de qualidade e usar a experiência acumulada para que eles consigam dar um suporte nessas questões estratégicas?

Eles podem ser o braço direito do RH para esses trabalhos, ou ainda participar de reuniões importantes, afinal, estão bem conscientes dos números relacionados aos funcionários.

Sabendo como funciona o setor e todas as vantagens do departamento online, certamente você compreendeu a importância dele para a empresa e como a contratação de uma ferramenta tecnológica pode ser um suporte poderoso para o crescimento corporativo, otimizando diversos processos e concluindo as atividades com mais inteligência e facilidade.

Vale a pena apostar na implantação de um departamento pessoal online, adotando um software inteligente e capaz de integrar dados, que tenha uma interface intuitiva e seja fácil de usar.

Aproveite esse momento de reflexão para baixar um template de indicadores de RH. São modelos pré-formatados que vão ajudar na hora de montar uma apresentação e demonstrar dados para a gerência e stakeholders.

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