Departamento pessoal: Tire suas dúvidas sobre o setor

6 de dezembro de 2017
Kenoby

O Departamento Pessoal (DP) é fundamental para que a empresa possa expandir e lucrar. São os profissionais especialistas desse setor que serão responsáveis pelo bom quadro de colaboradores da empresa. O setor é responsável pela parte burocrática, cuidando da legislação Trabalhista e Previdenciária.

Fazem parte da rotina de DP:

  • elaborar a folha de pagamento;
  • calcular as guias do INSS e FGTS para pagamento;
  • registrar nas carteiras dos colaboradores;
  • cuidar do registro de ponto;
  • além da admissão do quadro de funcionários.

Quer tirar suas dúvidas e entender mais sobre departamento pessoal? Então continue a leitura!

O que é departamento pessoal e qual a sua importância?

Como vimos, o departamento pessoal é muito importante para qualquer empresa, pois ele assegura que as leis trabalhistas serão seguidas, evitando quaisquer passivos que não sejam necessários.

O setor gerencia um grande volume de registros e administra esses papéis. Seja qual for o tamanho da empresa, sempre existem muitos documentos para cada colaborador e muitas questões para serem acompanhados. Portanto é importante ter um setor especializado para trabalhar com esses materiais.

O departamento pessoal também é o responsável por intermediar o contato da empresa com vários órgãos públicos, fazendo o trabalho de emissão de guias e declarações importantes para que a situação da companhia se mantenha regularizada. Assim, é possível fazer a fiscalização do cumprimento das normas legais e evitar possíveis processos trabalhistas para a organização.

Quais são as atividades desenvolvidas no departamento pessoal?

O DP  gerencia uma série de tarefas burocráticas relacionadas à mão de obra do negócio. Veja como funciona a seguir!

Acompanhamento do registro de ponto

É muito importante que as empresas gerenciem bem a frequência de toda a equipe, seja no cumprimento da jornada de trabalho, adicionais noturnos, horas extras, ou banco de horas. Caso não ocorra esse gerenciamento, podem surgir irregularidades para realizar a gestão das remunerações e muitas outras questões, incluindo ações na Justiça do Trabalho.

Assim, é de responsabilidade do departamento pessoal administrar as horas trabalhadas pela equipe, fazendo os registros e estruturando as escalas de horários dos funcionários. Posteriormente, todas essas atividades serão integradas com a folha de pagamento.

Cálculo da folha de pagamento

A folha de pagamento envolve vários indicadores, que incluem benefícios, a remuneração mensal, décimo terceiro e os recolhimentos de taxas como INSS e FGTS, imposto de renda e contribuição sindical.

Faz parte da rotina de DP fazer o gerenciamento dessas questões para assegurar que os cálculos sejam feitos da forma correta. Dessa forma, os descontos seguem a norma estabelecida pela legislação trabalhista.

O gerenciamento dos benefícios também é importante para o cálculo da folha de pagamento. É preciso assegurar que o funcionário tenha os seus direitos garantidos e que o desconto feito sobre o salário esteja de acordo com as normas e dentro do que foi definido na assinatura do contrato de trabalho.

Em pequenas e médias empresas é comum contratarem um escritório contábil externo para executar o cálculo da folha de pagamento, ou seja, para fazer o cálculo dos impostos e emitir as guias fiscais para os órgãos competentes.

Para esses casos, o DP abastece a Contabilidade com as informações sobre remuneração e descontos de cada funcionário (incluindo possíveis faltas e atrasos acusados na marcação de ponto) e fica a cargo do contador calcular todos os impostos.

Representação junto aos órgãos oficiais e fiscais

Nas empresas que optam por concentrar internamente todas as tarefas de DP, o próprio setor faz a emissão de vários documentos para os órgãos fiscais, como a Guia da Previdência, declarações da CIPA, Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP), e do Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA), dentre outros.

O DP também é o setor que recebe e gerencia os registros de passivos trabalhistas. Assim, o departamento pessoal é o principal representante da empresa para o diálogo com instituições oficiais, já que ele é o responsável pela emissão de diversos documentos que garantem a regularidade da situação da organização.

Gerencia a documentação dos profissionais

Quando um colaborador contratado ingressa na empresa, existe uma série de documentos que precisam ser emitidos e recebidos. O departamento pessoal é o responsável por essas tarefas da admissão até o rescisão.

Com a documentação em ordem, é possível que a empresa fique regularizada e, como vimos, evita-se passivos trabalhistas.

Gestão de licenças e férias

Também faz parte das funções do RH administrar afastamentos, licenças, atestados e acidentes de trabalho. O setor recebe essas informações, faz a integração com a folha de pagamento e administra o contato com órgãos públicos.

O DP também é responsável por fazer o acompanhamento das férias dos funcionários, faz os registros necessários e monitora se os períodos estão sendo cumpridos. Assim, os colaboradores podem usufruir das férias, sem imprevistos e erros nos prazos.

Para te ajudar a apresentar esses e alguns outros dados, separamos um modelo de apresentação de Indicadores de RH. Confira abaixo:

Apresentação Indicadores de RH

Estrutura do departamento pessoal

A estrutura de um DP é composta em três partes:

Os cargos do departamento pessoal são compostos, dependendo do porte da empresa, por:

  • coordenador/gerente;
  • analistas;
  • auxiliares.

Para que se tenham resultados expressivos com a interação das áreas do DP, que são independentes, é importante que a estrutura esteja bem estabelecida.

A meta a ser alcançada é fazer com que todos esses dados possam seguir um fluxo, de forma a diminuir ao máximo a possibilidade de erros. Reforçando: é importante que todos os envolvidos no setor de DP conheçam bem a estrutura do setor e as responsabilidades de cada especialista.

Cursos de departamento de pessoal

O mundo evolui por meio da tecnologia a cada dia, e o setor de departamento pessoal não pode fugir disso. Portanto é importante se manter atualizado, tanto do ponto de vista técnico e jurídico, como o ponto de vista tecnológico.

O DP tem a possibilidade de se tornar muito mais dinâmico e eficiente com o uso da tecnologia. A automação de processos diminui consideravelmente as chances de erro e torna o DP muito mais eficiente. Para saber todas as novidades, é importante se qualificar ainda mais e procurar cursos de departamento pessoal.

Finalmente, devido à afinidade que as rotinas de DP possuem com as atividades desempenhadas pelo departamento de Recursos Humanos, é interessante que as ações das duas áreas caminhem juntas, levando em consideração as entregas previstas para cada setor, bem como as metas esperadas para o desenvolvimento dessas áreas.

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