Departamento pessoal: Tire suas dúvidas sobre o setor

29 de março de 2019
Kenoby

Departamento pessoal, ou DP, é a área do RH responsável pelo controle e gestão legal e tributária dos colaboradores da empresa. Com um papel mais técnico e analítico, o DP se destaca na responsabilidade que carrega perante aos resultados da companhia.

Aproveite o nosso post sobre departamento pessoal de um jeito novo! Dê o play e ouça agora!

O departamento pessoal (DP) é fundamental para que a empresa possa expandir e lucrar. Os profissionais do setor são responsáveis pelo cuidado com o quadro de colaboradores. Não à toa, realizam toda a parte burocrática, principalmente o cumprimento da legislação trabalhista e previdenciária.

Fazem parte da rotina de DP:

  • elaborar a folha de pagamento;
  • calcular as guias do INSS e FGTS para pagamento;
  • registrar nas carteiras dos colaboradores;
  •  cuidar do registro de ponto;
  •  fazer a admissão do quadro de funcionários.

Para tirar suas dúvidas e entender mais sobre departamento pessoal, continue lendo este conteúdo! Ao final, você terá uma visão geral sobre essa importante divisão empresarial. Não perca!

O que é departamento pessoal e qual a sua importância?

Como vimos, o departamento pessoal é muito importante para qualquer empresa, pois ele assegura que as leis trabalhistas serão seguidas, evitando quaisquer passivos que não sejam necessários.

O setor gerencia um grande volume de registros e administra esses papéis. Seja qual for o tamanho da empresa, sempre existem muitos documentos para cada colaborador e muitas questões para serem acompanhadas. Portanto, é importante ter um setor especializado para trabalhar com esses materiais.

O departamento pessoal também é o responsável por intermediar o contato da empresa com vários órgãos públicos, fazendo o trabalho de emissão de guias e declarações importantes para que a situação da companhia se mantenha regularizada. Assim, é possível fazer a fiscalização do cumprimento das normas legais e evitar possíveis processos trabalhistas para a organização.

Quais são as atividades desenvolvidas no departamento pessoal?

O DP gerencia uma série de tarefas burocráticas relacionadas à mão de obra do negócio. Veja como funciona a seguir!

Acompanhamento do registro de ponto

É muito importante que as empresas gerenciem bem a frequência de toda a equipe no cumprimento da jornada de trabalho, bem como quanto aos adicionais noturnos, às horas extras ou ao banco de horas. Caso não ocorra esse gerenciamento, podem surgir irregularidades para realizar a gestão das remunerações e muitas outras questões, incluindo ações na Justiça do Trabalho.

Assim, é de responsabilidade do departamento pessoal administrar as horas trabalhadas pela equipe, fazendo os registros e estruturando as escalas de horários dos funcionários. Posteriormente, todas essas atividades serão integradas à folha de pagamento.

Cálculo da folha de pagamento

A folha de pagamento envolve vários indicadores, que incluem os benefícios, a remuneração mensal, o décimo terceiro e os recolhimentos de taxas, como INSS e FGTS, imposto de renda e contribuição sindical.

Faz parte da rotina de DP fazer o gerenciamento dessas questões para assegurar que os cálculos sejam feitos da forma correta. Desse modo, os descontos seguem a norma estabelecida pela legislação trabalhista.

O gerenciamento dos benefícios também é importante para o cálculo da folha de pagamento. É preciso assegurar que o funcionário tenha os seus direitos garantidos e que o desconto feito sobre o salário esteja de acordo com as normas e dentro do que foi definido na assinatura do contrato de trabalho.

Em pequenas e médias empresas, é comum contratarem um escritório contábil externo para executar o cálculo da folha de pagamento, ou seja, para fazer o cálculo dos impostos e emitir as guias fiscais para os órgãos competentes.

Para esses casos, o DP abastece a contabilidade com as informações sobre remuneração e descontos de cada funcionário (incluindo possíveis faltas e atrasos acusados na marcação de ponto) e fica a cargo do contador calcular todos os impostos.

Representação junto aos órgãos oficiais e fiscais

Nas empresas que optam por concentrar internamente todas as tarefas de DP, o próprio setor faz a emissão de vários documentos para os órgãos fiscais, como a Guia da Previdência, as declarações da CIPA, a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP), e do Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA), dentre outros.

O DP também é o setor que recebe e gerencia os registros de passivos trabalhistas. Assim, o departamento pessoal é o principal representante da empresa para o diálogo com instituições oficiais, já que ele é o responsável pela emissão de diversos documentos que garantem a regularidade da situação da organização.

Gerenciamento da documentação dos profissionais

Quando um colaborador contratado ingressa na empresa, existe uma série de documentos que precisam ser emitidos e recebidos. O departamento pessoal é o responsável por essas tarefas, da admissão até a rescisão.

Com a documentação em ordem, é possível que a empresa fique regularizada e, como vimos, evita-se passivos trabalhistas.

Gestão de licenças e férias

Também faz parte das funções do RH administrar afastamentos, licenças, atestados e acidentes de trabalho. O setor recebe essas informações, faz a integração com a folha de pagamento e administra o contato com órgãos públicos.

O DP também é responsável por fazer o acompanhamento das férias dos funcionários, fazendo os registros necessários e monitorando se os períodos estão sendo cumpridos. Assim, os colaboradores podem usufruir das férias, sem imprevistos e erros nos prazos.

Para ajudá-lo a apresentar esses e alguns outros dados, faça o download gratuito do modelo de apresentação de Indicadores de RH.

Como o departamento pessoal é estruturado?

A estrutura de um DP é composta por três partes:

Os cargos do departamento pessoal são compostos, dependendo do porte da empresa, por:

  • coordenador/gerente;
  • analistas;
  • auxiliares.

​Para que se tenham resultados expressivos com a interação das áreas do DP, que são independentes, é importante que a estrutura esteja bem estabelecida.

A meta a ser alcançada é fazer com que todos esses dados possam seguir um fluxo, de forma a diminuir ao máximo a possibilidade de erros. Reforçando: é importante que todos os envolvidos no setor de DP conheçam bem a estrutura do setor e as responsabilidades de cada especialista.

Como otimizar as atividades do departamento pessoal?

Ao longo do tempo, algumas práticas de gerenciamento sobressaíram às demais, porque demonstraram efeitos mais positivos no cotidiano do departamento pessoal. Logo abaixo, você encontrará uma seleção com essas dicas:

Padronize e organize arquivos

Os documentos do departamento pessoal devem ser preservados com o máximo de cuidado, uma vez que têm grande valor informativo e probatório. O primeiro diz respeito ao subsídio das decisões administrativas e análises contábeis, e o segundo, à demonstração do cumprimento da lei.

Logo, o setor precisa se organizar e adotar padrões, ou seja, um jeito específico de fazer cada coisa. Tais diretrizes abrangem a formatação dos arquivos, sua classificação e rotinas de uso, guarda e conservação, entre outros aspectos.

Além disso, é importante criar procedimentos de controle, como registrar entrada e saída de documentos no setor e zelar para que os profissionais mantenham os arquivos internos em ordem, por exemplo.

Tudo isso evita extravios e agiliza a execução das atividades do cotidiano. Sem contar que, como esse é um departamento que interage com outras áreas, toda a empresa se beneficia da definição de padrões e melhor organização do DP.

Adote as ferramentas de gestão

Para gerenciar um departamento pessoal, não é preciso reinventar a roda. Na verdade, basta uma breve pesquisa para perceber que existem diversas ferramentas de gestão que podem auxiliar essa tarefa.

O primeiro grupo diz respeito aos recursos intelectuais, ou seja, os conhecimentos oferecidos principalmente por ciências, como Administração, Arquivologia e Recursos Humanos.

Esses ramos concedem ferramentas para o gestor, porque definem padrões de conduta que, uma vez implementados, geram resultados positivos. Por outro lado, a expressão “ferramenta de gestão” também pode definir as tecnologias que dão suporte e facilitam o trabalho dos colaboradores.

O caso mais interessante é o software de gestão. A aplicação digital recebe e armazena as informações do departamento pessoal, cruzando seus dados e exibindo, de forma intuitiva, gráficos, tabelas, quadros, formulários e afins.

Com o programa de computador, muitas tarefas repetitivas podem ser automatizadas, como emissão de folhas de pagamento, a pesquisa de informações sobre os colaboradores, a formatação de documentos etc.

Atualize as metodologias

Como você já deve saber, nenhum departamento é perfeito. Por melhores que sejam as práticas adotadas, sempre existe uma margem de crescimento. Não à toa, os estudos da área são frequentemente renovados.

Por isso, os responsáveis pelo setor devem se atualizar constantemente para conhecer novas ideias, práticas, procedimentos, rotinas, tecnologias e afins. Ora, um novo método pode ajudar a reduzir custos, aumentar a produtividade, resolver uma dificuldade interna, simplificar o trabalho dos colaboradores, entre outros avanços.

Igualmente, é importante ficar de olho nas práticas adotadas por concorrentes. Afinal de contas, a competição é um combustível para inovação nas empresas, e não se pode ficar para trás.

Otimize processos com periodicidade

O ideal é que a qualidade dos procedimentos e rotinas do departamento pessoal seja avaliada com frequência, identificando-se seus pontos fortes e fracos.

Para isso, muitos administradores buscam uma otimização periódica de processos, normalmente com análises mensais ou trimestrais. Assim, gradualmente, o departamento se aperfeiçoa.

Um detalhe importante dessa prática é que ela permite uma maior afinidade com o momento. Isso porque um processo pode estar adequado a uma circunstância e falhar miseravelmente em outra.

Aposte no ajuste incremental

Mudar radicalmente a situação de um departamento pessoal pode ser complicado. Isso ocorre, primeiro, porque não é possível simplesmente cessar as atividades e, segundo, porque dificilmente os colaboradores incorporam novos hábitos de uma hora para outra.

Sendo assim, o modelo ideal é o ajuste incremental. Com ele, pouco a pouco, as novas rotinas, os processos e as ferramentas são incorporados ao setor, substituindo-se as práticas menos eficazes.

Para isso, o ideal é traçar objetivos e metas. Isto é, um conjunto de finalidades norteadoras e pequenos passos que, uma vez realizados, aproximam o departamento do resultado pretendido.

Não ao acaso, uma boa dose de planejamento será fundamental nesse momento. O responsável deve se reunir com toda a equipe para traçar as diretrizes, prazos e estratégias para implementar as novas ações no setor.

Quais são os cursos de capacitação para o departamento de pessoal?

O mundo evolui por meio da tecnologia a cada dia, e o setor de departamento pessoal não pode fugir disso. Portanto, é importante se manter atualizado, tanto do ponto de vista técnico e jurídico como do ponto de vista tecnológico.

O DP tem a possibilidade de se tornar muito mais dinâmico e eficiente com o uso da tecnologia. A automação de processos diminui consideravelmente as chances de erro e torna o DP muito mais eficiente. Para saber todas as novidades, é importante se qualificar ainda mais e procurar cursos de departamento pessoal.

Finalmente, devido à afinidade que as rotinas de departamento pessoal têm com as atividades desempenhadas pelo departamento de Recursos Humanos, é interessante que as ações das duas áreas caminhem juntas, levando em consideração as entregas previstas para cada setor, bem como as metas esperadas para o desenvolvimento dessas áreas.

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