Descrição de cargos: 10 boas práticas para utilizar na sua empresa

23 de agosto de 2017
Kenoby

A descrição de cargos é uma maneira de formalizar por escrito as atribuições e responsabilidades de determinado posto na empresa. Variando de acordo com as mudanças da própria organização, esse processo é dinâmico e deve ser constantemente reavaliado.

Sua elaboração serve como base para diversas atividades relacionadas ao setor de Recursos Humanos (RH), como recrutamento, auditoria e análises de desempenho. Por isso, é primordial garantir que a descrição de cargos seja adequada e condizente com a realidade do negócio.

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Neste post, daremos 10 dicas que ajudarão você nessa importante atividade. Confira!

1. Conheça a estrutura da descrição de cargos

Antes de elaborar a descrição de cargos, é importante conhecer sua estrutura. Dessa forma, você poderá saber quais são os dados mais relevantes que devem ser considerados.

Esse modelo pode variar de acordo com o tipo de empresa. No entanto, existem algumas informações básicas que são importantes em praticamente todos os casos. São elas:

  • identificação;
  • organograma;
  • missão;
  • atividades;
  • formação acadêmica;
  • experiência exigida;
  • competências;
  • treinamentos obrigatórios.

2. Elabore um título correto e realista

O primeiro item da estrutura diz respeito à identificação, ou seja, o nome dado ao cargo. Ele será responsável por despertar a atenção dos candidatos e, por isso, deve ser criado com bastante cuidado.

Um erro comum é cometer exageros apenas para “embelezar” ou sofisticar o título da vaga. Portanto, evite essa prática.

É recomendado que a denominação seja objetiva e descritiva. Além disso, deve respeitar a hierarquia da organização.

Se está em dúvidas sobre o título mais adequado, vale conferir páginas de emprego como Catho ou Sine e avaliar a nomenclatura dos cargos atuais.

3. Defina as competências necessárias para a vaga

As competências representam o alinhamento entre habilidades, conhecimento e perfil comportamental.

Definir quais são as competências necessárias para o profissional que exerce aquela função é outro ponto importante da estrutura básica da descrição de cargos.

Crie uma pequena lista como os conhecimentos, habilidades e atitudes (geralmente abreviado para C.H.A.) demandados pelo cargo. Saiba mais sobre esses três pontos:

  • conhecimento: se refere ao saber teórico, como um curso técnico.
  • habilidade: diz respeito à prática, como saber negociar ou se comunicar com eloquência;
  • atitude: está relacionada à postura postura diária, como pontualidade.

Para isso, identifique primeiramente quais são as expectativas e necessidades do cargo. Na hora de comunicar, seja objetivo e detalhista.

Vale lembrar que o desenvolvimento dessas competências também depende do treinamento oferecido aos funcionários.

4. Estabeleça o método para coleta de dados

As demais informações necessárias para a descrição de cargos podem ser obtidas por meio de métodos. Embora seja comum fazer uma combinação entre elas, existem três metodologias que mais se destacam.

Observação local

Utilizada principalmente para tarefas manuais ou mais simples. Sua descrição é possível a partir da observação do trabalho dos colaboradores.

Apesar de facilitar a compreensão de cada atividade, esse método exige muito tempo em sua execução.

Questionário

Bastante utilizado nos mais diversos cargos, é realizado por meio do preenchimento de um questionário padrão previamente elaborado.

É rápido e econômico. Porém, pode contar com uma série de falhas, por depender da ação autônoma de profissionais que desconhecem as técnicas de descrição de cargos.

Entrevista

O método mais empregado no mundo corporativo. Consiste em uma entrevista com um funcionário que ocupa esse cargo, guiada por um profissional de RH.

Quando bem estruturada, pode fornecer dados confiáveis e precisos. Seu único ônus é o custo, que é elevado por exigir um profissional especializado.

5. Converse com o superior imediato do cargo

Outra ótima fonte de coleta de dados é o superior imediato do cargo, afinal, mais do que ninguém, ele sabe o tipo de pessoa com aderência à sua equipe.

Solicite ao superior imediato que também responda à tabela de C.H.A., definindo os conhecimentos, habilidades e atitudes necessárias.

Se encontrar algum tipo de resistência, como má vontade, alerte o gestor e explique que isso é fundamental para encontrar um talento para a equipe, e que ele será beneficiado.

Use as informações coletadas para estruturar uma melhor descrição de cargos, completando as informações que já tinha inicialmente.

6. Identifique necessidades particulares do cargo

Alguns cargos podem ter especificidades que, quando presentes em sua descrição, ajudam a torná-la mais completa. Temos como exemplo:

  • condições de trabalho;
  • possíveis riscos ocupacionais;
  • responsabilidades gerenciais;
  • dimensão das atividades;
  • certificações específicas;
  • relacionamento com clientes.

Para um gerente de projetos, por exemplo, é um grande diferencial ter certificação em PMP — Profissionais de Gerenciamento de Projetos, concedida pelo Project Management Institute.

Avalie, então, as particularidades de cada cargo e veja o que demandam.

7. Realize uma descrição de cargo atraente para os talentos

A descrição do cargo será vinculada aos anúncios por meio da página de carreira, redes sociais, páginas de emprego e diversos outros canais de recrutamento.

Por causa disso, é preciso caprichar na descrição e torná-la atraente. O tom da mensagem pode variar de acordo com o público de interesse.

Por exemplo, se deseja um profissional sênior para uma área burocrática, é possível que a mensagem tenha um tom mais formal.

Na descrição, fale com clareza sobre o que a empresa espera do ocupante do cargo, com informações detalhadas e que eliminem dúvidas mais básicas.

Mostre, também, os benefícios que serão oferecidos para o ocupante. Itens como horário flexível, vale cultura e uso não obrigatório de uniformes são cada vez mais desejados.

De um modo geral, esse é o momento de “vender o peixe” da empresa, mostrar que ela é realmente um bom lugar para se trabalhar e que merece a consideração do talento.

8. Encontre o melhor meio para divulgação da vaga

Do que adianta ter uma ótima descrição de cargo e não transmiti-la pelo melhor canal de comunicação com os candidatos? Não faz sentido algum!

Então é preciso definir os melhores canais — o que pode variar de acordo com o perfil que deseja atrair, bem como sua disponibilidade no mercado.

Atualmente, os meios mais usados são: redes sociais, páginas de emprego e páginas de carreira (o famoso “trabalhe conosco” das empresas).

Todavia, existem canais mais específicos, como sites de nicho para encontrar emprego. Eles oferecem relacionamento com uma categoria específica como advogados ou desenvolvedores, por exemplo.

9. Preze pela clareza e evite generalizações

A comunicação é muito importante. É necessário ser objetivo e conciso.

Contudo, o conteúdo da descrição de cargos não deve ser demasiadamente resumido, possibilitando a omissão de informações relevantes.

Uma boa descrição é explicativa, detalhada e clara. Sendo assim, os melhores candidatos poderão compreender a vaga e se identificar com o perfil descrito.

10. Atualize as informações com regularidade

Por fim, é preciso que as informações dos candidatos sejam atualizadas com certa periodicidade, garantindo que não fiquem obsoletas.

A verdade é que, cada vez mais rápido, as funções de um profissional estão mudando, especialmente pelo surgimento de novas tecnologias.

Nesse caso, é sempre importante analisar quais tarefas ainda são demandadas e quais devem ser incluídas na descrição de cargos. Assim, ótimos resultados podem ser alcançados.

Realizar uma descrição de cargos de qualidade pode até ser uma atividade trabalhosa. Porém, é indispensável para gestores que desejam tornar seus processos de RH mais estratégicos, assertivos e eficazes.

Agora você já sabe como fazer uma boa descrição de cargos, certo? Aproveite para compartilhar nosso conteúdo em suas redes sociais e permitir que seus amigos também fiquem por dentro do assunto.

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