Indicadores de recrutamento e seleção: tenho boas métricas?

12 de abril de 2019
Eduarto Miyamoto

Quando pensamos em excelência de processos, as métricas ocupam uma posição de destaque. É por meio dos indicadores de recrutamento e seleção que a empresa poderá medir a eficiência das contratações. Assim, perguntas como: “a estratégia tem surtido efeito?” ou “quais decisões devem ser tomadas?” podem ser respondidas.

A tendência que observamos é o crescimento da necessidade de análises dentro dos departamentos de recursos humanos. Cada vez mais, seus gestores são cobrados pelo desenvolvimento de modelos que confiram previsibilidade ao processo de gestão, desde a seleção até a performance dos colaboradores de uma empresa.

A PwC, consultoria mundialmente conhecida na área de gestão de negócios, traz ótimos dados relativos à necessidade organizacional de melhores relatórios em gestão de pessoas. Segundo ela, menos de 30% dos CEOs consideram que recebem relatórios completos sobre pontos importantes na condução do capital humano.

Contudo, o desenvolvimento da capacidade analítica de uma organização (ou um departamento) passa por diversos estágios. Neste post, focamos no primeiro deles — fundamental às demais fases —, no qual há a necessidade de métricas de recrutamento consistentes, confiáveis e atuais para a tomada de decisão.

Hoje, vamos te ensinar a acompanhar os principais indicadores de recrutamento e seleção. Continue lendo e fique por dentro do assunto! Inclusive, você pode aproveitar e baixar o nosso modelo para apresentação de indicadores de RH.

O que faz um bom indicador de recrutamento?

Primeiramente, devemos ter em mente que a relevância dos indicadores depende do setor e do momento da empresa. Enquanto organizações em rápido crescimento estarão preocupadas com o tempo de fechamento de uma vaga, companhias em mercados altamente especializados, com escassez de mão de obra qualificada, colocarão o número de mapeados entre os seus indicadores-chave.

No entanto, consideramos que 5 pontos são essenciais em boas métricas:

  • Consigo calculá-la facilmente? Ou seja: o custo de obtenção da informação é menor que o ganho em ter os dados?
  • Todos os interessados conseguem compreender minha métrica?
  • Posso agir para melhorá-la?
  • Ela foca naquilo que realmente gera valor?
  • Posso replicá-la em outro momento ou outros lugares? Consigo ter um histórico das métricas para gerar insights, assim como obter comparações e benchmarks?

Quais métricas os profissionais da área acompanham?

Como falamos acima, cada companhia decide o conjunto de métricas conforme seu contexto. Contudo, algumas delas são mais recorrentes entre os departamentos de gestão de pessoas. Apresentamos, abaixo, indicadores que observamos recorrentemente nos processos de recrutamento e seleção. Confira:

  • tempo para contratar;
  • custo da contratação;
  • funil de contratação;
  • percentual de vagas fechadas dentro do prazo;
  • motivos para fechamento fora do prazo;
  • turnover em contratações recentes.

Agora, conheça melhor algumas dessas métricas e entenda como funciona o acompanhamento de cada uma:

1. Tempo para contratar

A contratação é um processo que demanda atenção e tempo. Nesse caso, a pressa é inimiga da perfeição! Contudo, ao demorar demais, é possível que os atuais profissionais fiquem sobrecarregados e problemas internos comecem a surgir.

Por isso, a questão é: qual o tempo médio gasto para contratar novos colaboradores? A resposta para essa pergunta é uma das primeiras e principais métricas do RH. Ela pode ser encontrada em sistemas de recrutamento e seleção, mas também é desenvolvida com facilidade pelo gestor de pessoas responsável.

Para identificar o tempo médio, basta dividir o tempo total gasto para o preenchimento dos cargos pelo número de vagas que estavam em aberto. No final, você terá uma métrica em mãos.

Mas o que fazer com ela? É importante que esse número promova melhorias no processo, agilizando, se possível, o tempo de aquisição de novos talentos — desde que não haja nenhuma perda no nível de qualidade.

2. Custo de contratação

Todo processo dentro de uma empresa gera custos, ainda que seja apenas o tempo empregado (afinal, tempo é dinheiro). Na seleção de novas pessoas, é possível destacar ações como:

  • anúncios em redes sociais e páginas de emprego;
  • contratação de sistemas especializados;
  • headhunter;
  • implementação de dinâmicas.

Esses gastos devem ser identificados pelo RH e, na medida do necessário, eliminados. Ao fazer isso, será possível poupar o orçamento disponível para outras atividades estratégicas, como a integração e o desenvolvimento de equipes.

O cálculo do custo médio é relativamente simples, mas exige um exímio controle financeiro. Basta dividir o valor total gasto no processo de aquisição de novas pessoas pelo número de vagas que foram preenchidas.

Para reduzir o valor financeiro gasto no processo, é necessário contar com o auxílio da tecnologia. Hoje, não é preciso contratar uma agência de empregos ou um headhunter para encontrar talentos: com um bom software de recrutamento e seleção, além de acesso às principais redes sociais e portais de vagas, já é possível fazer muita coisa.

3. Funil de contratação

Devido ao grande volume de operações realizadas pelo setor e à importância das atividades que desempenha, o RH precisa de métricas de recrutamento completas. Tendo em vista essa necessidade, o funil de contratação é um indicador que compreende todas as fases de um processo de seleção, começando pela triagem de currículos.

E, assim como existe o funil de vendas para acompanhar todo o processo e medir a taxa de conversão em cada etapa pela qual o cliente passa, também é possível medir cada fase dos recrutamentos. Essa taxa é representada pela assertividade nas contratações.

Veja, agora, as principais fases desse funil:

  1. Candidatos triados;
  2. Candidatos qualificados;
  3. Finalistas;
  4. Contratados.

O caminho percorrido para chegar até a etapa de contratação é o que será mensurado. Prazo, assertividade e recursos utilizados, entre outros, são alguns dos aspectos que devem ser observados para medir a eficácia do processo.

Da primeira para a segunda etapa, por exemplo, ocorre a confirmação daquilo que está exposto no currículo. Nesse período, a empresa saberá o quão qualificado tecnicamente é o candidato.

Muitas vezes, o recrutador seleciona dezenas de currículos e, ao avaliar o profissional, percebe que não alcançou um quórum mínimo de candidatos qualificados para seguir para as próximas etapas. Sendo assim, ele retorna para a primeira fase e volta a buscar outros currículos.

São situações desse tipo que as métricas pretendem elucidar, mostrando para a empresa onde é preciso melhorar, se é necessário diminuir o tempo gasto ou se deve investir em instrumentos mais eficientes. Em suma, estruturar um funil de contratação e acompanhá-lo criteriosamente é um passo decisivo para o RH compreender seus pontos fortes e suas fraquezas.

4. Percentual de vagas fechadas no prazo

O cumprimento do prazo é um dos fatores mais importantes para as empresas, pois se trata de organismos burocráticos. Se algo extrapola o período previamente definido, é sinal de que há algum problema — que deve ser solucionado o mais rápido possível.

O mesmo vale para as vagas em aberto: fechá-las em atraso significa falhas nos processos operacionais ou dificuldade em atrair talentos. Independentemente do caso, é preciso monitorar esse indicador de forma periódica.

Para chegar ao percentual de vagas fechadas em atraso, basta dividir o número de ocorrências pelo total de vagas e, depois, multiplicar o resultado por 100. Esse mesmo cálculo é automatizado em sistemas de gestão, eliminando, assim, qualquer trabalho.

5. Motivos para fechamento fora do prazo

Esse indicador é de ordem qualitativa, ou seja, expressa uma justificativa para o que está acontecendo. Ele serve de complemento para as métricas numéricas, facilitando o posicionamento final do gestor de RH sobre o assunto.

Nesse sentido, é importante destacar informações mais aprofundadas. Deve-se descrever o motivo do atraso e a área à qual a vaga pertence, bem como a ação adotada para solucionar o problema.

6. Turnover em contratações recentes

Para que toda a área de recrutamento e seleção esteja alinhada e funcionando bem, é preciso ter controle de todos os fenômenos que envolvem a gestão de talentos. Na área de vendas, por exemplo, além do funil, existe o pós-venda, que consiste no acompanhamento do cliente mesmo após ele ter adquirido o produto ou serviço prestado pela empresa.

A intenção é fidelizá-lo e controlar sua trajetória até que se torne, de fato, um cliente, identificando falhas e a qualidade dos setores. Em relação ao processo seletivo, a utilização de métricas também não se encerra quando o candidato escolhido for contratado.

Afinal, a companhia só saberá se realmente acertou na escolha quando ele já estiver trabalhando. O acompanhamento do turnover das últimas contratações se torna, portanto, essencial para entender essa dinâmica. Todos sabem que esse índice serve para avaliar muitos aspectos internos da organização, sendo o principal deles a motivação dos colaboradores.

A partir disso, diante de uma taxa de rotatividade muito alta, o setor é capaz de avaliar seus procedimentos de recrutamento e seleção, analisando o quão próximo da realidade da empresa ele está e, também, o impacto das políticas internas de retenção e suas respectivas efetividades.

Assim, a mensuração do turnover é um complemento da análise do funil de contratação. Ela demonstra, de maneira concreta, a qualidade do processo seletivo e o reflexo disso no dia a dia da organização.

Qual a importância dos indicadores de recrutamento e seleção para a empresa?

Como se pode ver, existem muitas métricas que balizam o sucesso das ações de uma empresa. Todas as citadas neste artigo dizem respeito ao recrutamento e à seleção, mas há inúmeras outras que podem ser utilizadas pelo RH e por outros setores da companhia.

Bons indicadores contribuem para dar uma visão mais sistêmica e nítida ao gestor, sempre baseada em dados reais sobre o que está acontecendo do dia a dia. Com isso, é possível tomar decisões mais assertivas, eliminar gastos desnecessários, assumir uma posição estratégica e, por consequência, se destacar da concorrência.

Quando o RH passa a trabalhar com base em métricas e indicadores, torna-se realmente estratégico e eficaz para o crescimento da companhia. Isso não quer dizer que o setor deixará de ser “humano”, apenas que atuará com equilíbrio em cada uma das ações.

Análises em RH serão cada vez mais constantes e, por isso, é necessário contar com dados que sejam consistentes, confiáveis e atuais. Como dito, a melhor métrica de recrutamento dependerá do contexto de cada setor, mas é importante que sempre possibilitem a comparações em diferentes momentos e contextos.

Agora que você já sabe o que são bons indicadores de recrutamento e seleção, siga-nos nas redes sociais (Facebook e LinkedIn) para ter acesso a outros conteúdos como este e ficar sempre por dentro das últimas novidades do mundo empresarial!

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