Descubra o que é o departamento pessoal e quais as suas funções

30 de abril de 2019
Kenoby

O que é departamento pessoal (DP) é a resposta que todo profissional da área deve ter na ponta da língua. Afinal, as rotinas do setor contemplam atividades de extrema relevância para a empresa e envolvem todos os funcionários da organização, desde a sua admissão até seu desligamento.

Logo, o DP é responsável pelo gerenciamento do principal ativo das organizações: as pessoas. Por isso, o correto funcionamento das rotinas do setor garante que os processos sejam feitos da forma correta, evitando custos desnecessários para a empresa, como o pagamento de multas.

Neste post você vai aprender mais sobre o que é o departamento pessoal e qual a função dele nas empresas. Acompanhe!

O que é departamento pessoal?

O departamento pessoal é a área responsável pelo gerenciamento dos funcionários da organização. É responsabilidade do setor conduzir as atividades pertinentes à remuneração dos funcionários, férias, benefícios, gerenciamento do ponto, atestados e também passivos trabalhistas.

Assim, o setor é responsável pelas questões burocráticas relacionadas ao capital humano nas empresas, assegurando a correta emissão e gestão de documentos.

Ao concentrar todas as informações dos colaboradores, ele confere mais agilidade e eficiência no controle das relações de trabalho, além de garantir que as leis trabalhistas na empresa estejam sendo seguidas com rigor.

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Qual a importância do departamento pessoal para a empresa?

Como mencionamos, o setor é responsável por assegurar o cumprimento das normas trabalhistas, evitando quaisquer passivos desnecessários. Deve dar conta de um grande volume de informações referente a tudo o que diz respeito à contratação e permanência dos colaboradores na empresa, conforme legislação. Também deve organizar todos os documentos conforme as normas das autoridades que fiscalizam as relações de trabalho.

Seja qual for o porte da empresa, existem muitos registros para cada funcionário e é preciso dedicação para acompanhar os vários detalhes que circundam essas questões. Por isso, é muito importante que os empreendimentos mantêm uma área especializada na gestão desses documentos e informações.

O departamento, ainda, faz a intermediação entre a empresa e os mais variados órgãos públicos, emitindo guias e declarações essenciais para a regularização da situação da companhia perante essas instituições. Com isso, é possível evitar um eventual processo trabalhista para a empresa.

Como esse setor atua nas empresas?

Como já vimos até aqui, as rotinas do departamento pessoal são essenciais para a organização manter-se dentro da legislação trabalhista. A rotina do setor leva em conta os diversos vínculos empregatícios como, por exemplo, o de estágio, o terceirizado e o formal.

Para cada vínculo empregatício, a organização precisa seguir as regras determinadas na legislação. Caso contrário, poderá ser autuada e até mesmo estar exposta a processos trabalhistas, comprometendo a sua imagem no mercado.

Assim, o DP é o setor que tem como função exercer um trabalho especializado, conduzindo todos os trâmites para assegurar os diretos e deveres dos trabalhadores e da empresa. Faz parte da rotina do DP a realização de cálculos de diversos tipos e também entregas no prazo estipulado. Entre as principais atividades da área, estão:

Admissão de pessoal

O departamento de Recrutamento e Seleção, seja por meio de softwares de recrutamento e seleção ou não, é responsável por auxiliar o setor de recursos humanos na contratação de novos colaboradores. Ele atua na preparação de toda a documentação necessária para efetivar esse procedimento, a destacar:

  • elaboração do contrato de trabalho;
  • registro adequado na carteira profissional;
  • formulários de exames médicos; entre outros.

O atendimento aos colaboradores também faz parte da rotina do departamento pessoal.

Gestão da folha de pagamento

A folha de pagamento requer muita atenção dos profissionais de DP. Isso porque ela envolve uma série de informações, incluindo a remuneração, décimo terceiro salário, os recolhimentos de taxas como contribuição sindical, imposto de renda, INSS e FGTS.

Cabe ao departamento pessoal gerenciar todas essas funções e garantir que os cálculos sejam realizados de forma correta. Dessa forma, os descontos seguem a norma estabelecida pelo Ministério do Trabalho.

Gestão de benefícios

A gestão dos benefícios é de fundamental importância para o cálculo correto da folha. Para tanto, é necessária a correta condução das atividades para que os colaboradores tenham seus direitos assegurados. Também para que o desconto feito sobre o salário esteja correto e siga as normas estabelecidas em contrato.

Documentação dos profissionais

Quando um candidato ingressa na empresa, ele deve apresentar uma documentação ao departamento pessoal. O setor também deve emitir outros documentos exigidos por lei.

Ou seja, cabe ao DP manter toda a documentação em ordem, assegurando o respeito aos critérios definidos pelo governo e a efetivação das normas trabalhistas. Isso torna possível que a empresa se mantenha em dia com suas obrigações legais, evitando passivos trabalhistas.

Controle da frequência

O registro de ponto é a maneira do colaborador comprovar o comparecimento ao trabalho, pausas realizadas e cumprimento da jornada diária. Logo, seu correto funcionamento deve ser fiscalizado de forma adequada, com a pronta manutenção, caso necessário.

Procedimentos demissionais

Como dissemos no início deste post, o departamento pessoal acompanha o funcionário durante toda a sua permanência na empresa.

Assim, também é de responsabilidade do setor conduzir os procedimentos necessários para efetuar o desligamento de colaboradores e documentar assuntos referentes ao aviso prévio, cumprimento dos termos de rescisão, baixa de contrato de trabalho, acompanhamento do funcionário para realizar a homologação junto ao sindicato, entre outros.

Fornecimento de dados do trabalhador ao governo

As entidades governamentais notificam as empresas solicitando informações de seus trabalhadores para realizar pesquisas e estudos de cunho social, referentes ao mercado de trabalho.

O recolhimento dessas informações é realizado por meio de softwares das próprias instituições governamentais e devem ser alimentados pela equipe do DP. Com o programa do eSocial todas essas informações podem ser enviadas.

Como vimos ao longo deste post, é essencial compreender a função do departamento pessoal para as empresas, já que o setor é o responsável por todos os processos legais que envolvem os funcionários desde a contratação até o seu desligamento — sendo o correto gerenciamento do setor indispensável para evitar multas e outras questões que possam onerar o caixa da empresa.

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