Porque não utilizar Excel e e-mail na gestão de recrutamento e seleção

8 de setembro de 2016
Kenoby

É quase impossível pensar em nossas vidas sem e-mails ou planilhas de Excel, não é? Contudo, essas ferramentas podem ser facas de dois gumes para a gestão de recrutamento e seleção. Isso porque a utilização delas pode gerar mais problemas do que benefícios para o seu departamento.

Com o uso de novas tecnologias, é possível não apenas evitar as desvantagens de um processo baseado em planilhas e e-mails, mas também potencializar a eficiência dos profissionais de recrutamento e seleção. Quer saber por quê? Então, continue lendo este post e confira!

Por que o Excel e o e-mail não são boas ferramentas para recrutamento?

1. O Excel dificulta a utilização simultânea

Essa situação lhe parece familiar? Pois é: e o fato de a edição simultânea ser tão difícil dentro do Excel não apenas desestimula o uso da própria planilha de controle, como torna inevitável a criação de inúmeras versões e o desalinhamento, dificultando a gestão de pessoas.

2. As planilhas não possuem a segurança necessária

Com todos do departamento acessando à mesma planilha, não é possível evitar que um colaborador visualize e edite as entradas de outro. E as consequências disso são:

  • a baixa confiança nos números reportados e alta propensão a erros;
  • a perda de conhecimento;
  • a colocação dos gestores frente ao trade-off desnecessário de deixar vagas confidenciais acessíveis a todos, ou retirá-las de seus relatórios.

Nesse sentido, o Excel não oferece a segurança da informação com o controle necessário para a área de recrutamento e seleção. Além disso, inexiste um histórico, o que faz com que saber quem realizou o que, na planilha, se torne uma missão quase impossível.

3. As planilhas são imprecisas e desatualizadas

Certamente, preencher planilhas estará no final da lista de prioridades dos seus recrutadores. Inclusive, eles dificilmente vão inserir as informações com a periodicidade e a rapidez que você precisa.

Diferentemente de um software de recrutamento, o Excel não gera dados de gestão automaticamente e em tempo real. Assim, com o Excel, os gestores ficam “às cegas” no período entre fechamentos, e perdem a agilidade na tomada de decisões.

4. O Excel não analisa os dados recebidos

Mesmo que você consiga reunir os dados dos candidatos em uma planilha, ela nunca terá a “inteligência” necessária para apontar os melhores candidatos. Isso acontece porque ela é incapaz de reunir as informações, analisá-las e apontar para uma correspondência entre as características de um candidato e o perfil exigido para a vaga.

Portanto, se o que você precisa é de um método que vai ajudar a filtrar os candidatos — seja no período do recebimento dos currículos ou da seleção após as entrevistas — as planilhas de Excel jamais poderão atender às suas expectativas.

5. O Excel não seleciona os currículos automaticamente

Quando você está familiarizado com as rotinas de RH, sabe que a quantidade de currículos que chegam para uma vaga pode ser, realmente, muito grande. E esse não é o pior aspecto. Como as pessoas estão à procura de emprego, muitas delas se arriscam a enviar uma candidatura mesmo quando não possuem os requisitos necessários para ocupar a vaga.

Porém, independentemente do seu nível de preparo, sobra para o RH a tarefa de verificar caso a caso, gerando um enorme desperdício de tempo. E o Excel não pode ajudar em nada o recrutador nesse aspecto.

A melhor alternativa, portanto, é recorrer a um sistema específico para o recrutamento e a seleção. Ele permitirá utilizar filtros que otimizam esse processo, fazendo com que cheguem a você apenas os nomes dos candidatos que preenchem os requisitos mínimos.

Quanto a isso, o e-mail é uma forma de comunicação rápida, mas se torna facilmente exaustiva e contraprodutiva à medida que o volume de mensagens diárias cresce. Afinal, pense, por um momento:

  • em quantos e-mails você é copiado pelo simples motivo de estar copiado?
  • quantos e-mails de sua caixa realmente são importantes?
  • quanto tempo você perde organizando seus e-mails com pastas e marcadores que façam sentido?

6. O e-mail tem prejuízos em sua função comunicativa

Uma das principais desvantagens de usar o e-mail para receber candidaturas é o risco de perder informações importantes. Isso ocorre por um motivo simples: a caixa de entrada, facilmente, fica lotada com mensagens contendo currículos. O resultado?

Diante dessa enxurrada de mensagens, o recrutador pode tanto perder algum currículo realmente relevante quanto, pior ainda, deixar de visualizar e tomar as providências necessárias quanto a outros comunicados fundamentais à execução do seu trabalho — o que é a função principal do correio eletrônico.

Então, qual é a alternativa?

Ter um software de recrutamento como o Kenoby é a melhor alternativa para retirar a gestão de recrutamento do Excel e do e-mail. Quer ver como? Vejamos, agora, alguns benefícios que o Kenoby traz para seu processo:

  • informação atualizada de currículos, candidatos e posições no momento que necessita;
  • comunicação e agendamentos de dentro da plataforma, deixando a caixa de e-mail livre para que mensagens importantes não se percam entre currículos e agendamentos;
  • controle de acesso, liberando apenas às pessoas certas a visualização ou edição dos seus dados e fortalecendo a confidencialidade das informações;
  • números em tempo real, possibilitando a tomada ágil de decisões e evitando surpresas no final do mês;
  • integração com os principais portais de vagas existentes do mercado: dessa forma, é possível ter acesso a um enorme banco de talentos alimentados automaticamente nesses sites;
  • seleção automática dos candidatos inscritos nas diversas plataformas, excluindo as pessoas sem os requisitos necessários, de acordo com filtros pré-determinados;
  • tempo suficiente para que os recrutadores recrutem, eliminando tarefas como preencher controle, encaminhar currículos e enviar inúmeros e-mails de follow-up;
  • agilidade e precisão no processo de recrutamento, já que a automatização de determinadas tarefas permite que boa parte do tempo do recrutador seja dedicada a análises mais precisas do perfil dos candidatos e à sua adequação à função.

Portanto, longe de ser um luxo, um software para recrutamento e seleção é uma ferramenta fundamental para as empresas que desejam agilidade e eficácia na contratação de funcionários.

Esse tipo de investimento garante uma grande economia em mão de obra e a redução de custos com possíveis situações de turnover. Além disso, ela permite que os processos sejam conduzidos com confidencialidade, segurança e privacidade das informações referentes ao candidato e à empresa.

Enfim, entendeu por que a sua gestão de recrutamento e seleção precisa contar com ferramentas mais seguras e funcionais do que e-mails e planilhas de Excel? Agora, gostaria de conhecer ainda outras formas de otimizar seu RH? Não perca tempo! Siga nossas páginas nas redes sociais e fique por dentro do assunto.

NOVIDADES DO BLOG

Receba semanalmente as novidades do blog e transforme o seu recrutamento!

Continue lendo:

Startup promove evento de inovação em Recrutamento e Seleção

A empresa promete trazer grandes palestras com temas que vão balançar o setor No próximo dia 23 de novembro, acontecerá a segunda edição do maior evento de R&S do Brasil.  continue lendo »

Inteligência Artificial no Recrutamento e Seleção: Como esse assunto será abordado no 2º Kenoby Talks?

Sempre muito presentes nas tramas de ficção científica, a Inteligência Artificial passa a garantir cada vez mais o seu espaço nas discussões e, até mesmo, na vivência de grande parte  continue lendo »

Software de Recrutamento e Seleção
Otimização do tempo de processos de RH

Enquanto recrutadores, já estamos mais do que familiarizados com nosso dia a dia de trabalho: planilhas de habilidades, e-mail, plataformas de RH… O dia é curto, os candidatos são muitos  continue lendo »

Entenda qual é a diferença entre software de recrutamento e portais de vagas

Com a chegada da tecnologia no setor de RH, ficou mais fácil fazer uma avaliação completa dos talentos. Graças ao uso das ferramentas certas é possível avaliar não apenas conhecimentos  continue lendo »

Recrutamento e Seleção
Gestão de Gente 2.0 – A tecnologia a favor da equipe de RH

Falta de tempo, acúmulo de serviços devido a processos burocráticos e operacionais… são inúmeros os motivos que impactam diretamente na melhoria e otimização do dia a dia de equipes e gestores  continue lendo »

Software de Recrutamento: o que o vendedor não te fala

Características essenciais de um Software de Recrutamento que ninguém anuncia Na hora de buscar uma solução tecnológica para sua área de Recrutamento e Seleção ou outra área de RH, muito se fala  continue lendo »