Processo de onboarding: descubra como criar um com eficiência

2 de agosto de 2019
Kenoby

O processo de onboarding nas empresas representa uma oportunidade para o RH aumentar sua eficiência na gestão de pessoas dentro da organização. Isso porque, com processos bem alinhados e definidos, é possível receber melhor os novos colaboradores e fornecer informações importantes para o seu bom desempenho na empresa, logo nos seus primeiros momentos na companhia.

Esse esforço é cada vez mais necessário para atrair, manter e capacitar os talentos, a fim de que eles estejam aptos para atingir os objetivos organizacionais delegados mais rapidamente. Para que isso aconteça, é preciso planejamento e um bom processo de onboarding.

Além de um bom processo de onboarding, existem diversas outras técnicas que podem ser utilizadas na hora de atrair novos profissionais para a empresa. Para saber mais sobre o assunto, baixe o nosso guia completo para a atração de talentos.

Neste post, separamos o que você precisa saber para criar um processo de onboarding eficiente. Acompanhe!

Entenda o que é onboarding e para que ele serve

Onboarding é o processo de integração dos colaboradores na empresa logo quando eles são contratados. Consta de um conjunto de práticas e ações que visam tornar mais fácil a adaptação do novo colaborador à companhia.

Todo o processo gira em torno de melhorar a adaptação deles à cultura organizacional e às atividades delegadas a eles.

Nesse contexto, o onboarding, termo em inglês que significa “embarcar”, vai muito além da orientação sobre os processos da companhia. Trata-se da soma de esforços para levar o profissional a atingir seu máximo desempenho.

Para tanto, é feito treinamento, mentorias, tour guiado pela empresa e outras iniciativas que visam a melhor integração e engajamento do novo colaborador.

Crie um processo de onboarding eficiente na sua empresa

Para se obter êxito no processo de integração, é preciso que ele seja planejado e estruturado de forma cuidadosa e estratégica.

Para ajudar você a criar o processo de onboarding nas empresas, separamos um passo a passo. Acompanhe!

Defina o objetivo

Qual o seu objetivo no processo de onboarding? Treinar e reter talentos? Será engajar esse novo colaborador? Aperfeiçoar alguma competência que ele já tenha de experiências anteriores? Com o levantamento desses dados, será possível avançar para os próximos passos.

Monte um cronograma

Ao fazer um cronograma das atividades, você consegue definir e visualizar quais serão executadas e em quais dias.

No primeiro dia, por exemplo, o novo funcionário assistirá às apresentações institucionais da empresa, aos vídeos de segurança, saberá mais sobre o mercado de atuação e objetivos organizacionais.

Já no segundo dia, ele deverá ter acesso a sistemas, senhas, saber mais sobre a cultura da empresa e quais são suas métricas de desempenho.

Determine os indicadores de desempenho de cada cargo

Apresente e defina, com o novo colaborador, os indicadores-chave de desempenho (KPI) de cada cargo.

Isso é importante para alinhar as expectativas da empresa com relação ao trabalho que ele desempenhará. Dessa forma, fica evidenciado quais metas ele deve alcançar e quais resultados gerar.

Documente todo o processo

Documentar cada passo do processo é fundamental para o êxito das atividades. Esses registros podem ser acessados pela empresa e contribuir para manter um padrão de qualidade. Para tanto, é preciso assegurar que o processo seja claro, simples e bem organizado.

Compartilhe com os gestores

O envolvimento dos gestores é fundamental em todos os processos de contratação e onboarding. Eles poderão contribuir com informações das áreas, ajudar os colaboradores com processos de mentoria e acompanhar a estruturação dos KPI’s.

Acompanhe a execução

Fazer o acompanhamento do desempenho do onboarding é uma parte importante para avaliar a eficiência e oportunidades de melhoria nos processos.

Assim, verificar se os resultados estão satisfatórios e de acordo com o esperado contribuirá para o RH promover melhorias, sempre que necessário.

Conheça os erros que devem ser evitados no onboarding

Alguns equívocos devem ser evitados para garantir um processo de onboarding eficiente. Acompanhe!

Passar todas as informações no primeiro dia

Bombardear o colaborador com muitas informações, logo no primeiro dia, pode deixá-lo desmotivado, pois ele não conseguirá absorver tudo de uma só vez.

O ideal é seguir com o planejamento, dividindo as atividades em vários dias. Com isso, ele pode amadurecer os processos aos poucos.

Não avisar a equipe sobre a chegada do novo colaborador

É preciso preparar a equipe para receber o novo colaborador. Quando isso não acontece, ele pode se ser sentir deslocado, perdido em suas atividades e sem referência.

Os colegas também podem ficar surpresos, o que passa a sensação de falta de organização da companhia, comprometendo a imagem da marca empregadora da instituição.

Exigir entregas logo no primeiro dia

Um erro bastante comum nas companhias, é esperar resultados imediatos logo nos primeiros dias do novo funcionário na empresa. É preciso dar um tempo para ele se familiarizar com o novo ambiente e processos. Os primeiros dois ou três dias devem ser dedicados à integração.

Mesmo se tratando de um profissional com certa experiência no mercado, é preciso dar um tempo para ele se adaptar à nova rotina. A equipe e a liderança devem ajudá-lo a conhecer as principais atribuições de seu cargo e entender qual o papel dele na equipe.

Não pedir feedbacks

O processo de onboarding deve ser continuamente aprimorado e, para isso, você pode contar com a ajuda dos feedbacks dos novos colaboradores. Logo, é importante deixar aberto alguns canais para um honesto retorno acerca das atividades propostas.

É importante que o RH se empenhar em avaliar e corrigir possíveis falhas. Isso evidenciará, aos novos talentos, que as opiniões são consideradas na empresa. Isso contribui para o fortalecimento da imagem da organização e a motivação deles.

Não apresentar todos os setores da organização

Uma organização é composta por vários setores e não somente por aquele no qual o novo colaborador atuará.

Por isso, fique atento e apresente, também, como funciona cada um dos setores dentro da companhia. Isso dará ao profissional, que está iniciando, uma visão geral dos processos, o que contribui para que ele tenha um pensamento macro dentro da instituição.

Como vimos, ao longo deste post, é possível criar um processo de onboarding eficiente. Para tanto, é necessário planejamento e uma boa dose de empenho, para monitorar e aperfeiçoar todos os processos.

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