Sistemas de recrutamento e seleção: Você sabe como funcionam?

26 de abril de 2018
Kenoby

Sistemas de recrutamento e seleção são tecnologias completas que atuam de maneira integrada com outras ferramentas, como sites de vagas, para simplificar funções como a requisição de novas vagas, a divulgação estratégica, a triagem de candidatos, a estruturação das etapas do R&S e o levantamento de indicadores e métricas de desempenho.

O RH está cada vez mais moderno e diligente. Segundo pesquisa, 56% das empresas estão reformulando seus processos de gestão de pessoas para aproveitar ferramentas digitais, como os sistemas de recrutamento e seleção.

Isso não é uma tendência, mas uma necessidade. Sabe-se que, no Brasil, 82% dos empregadores consideram o RH digital algo “importante” ou “muito importante”, de acordo com a mesma pesquisa. Então é necessário estar atento ao assunto.

No atual setor de Recursos Humanos, o processo de recrutamento e seleção ganha um imenso destaque. Ele permite a contratação de gente talentosa, a formulação de equipes de alto desempenho e a construção de uma sólida cultura organizacional.

Por essa razão, também é comum que novas ferramentas tecnológicas sejam integradas a esse processo. A principal é o sistema de recrutamento e seleção, capaz de facilitar, potencializar e sincronizar cada uma das etapas.

No artigo de hoje, reunimos tudo o que você precisa saber sobre o assunto e separamos algumas dicas de como escolher um ótimo sistema de recrutamento e seleção. Boa leitura!

1. O que são sistemas de recrutamento e seleção?

Primeiro, vamos discutir acerca do que não é um sistema de recrutamento e seleção:

Ele não é apenas mais uma ferramenta para o trabalho. Na atualidade, existem muitas que podem ser aplicadas à gestão de pessoas, que prometem melhorar a gestão do tempo ou aumentar a produtividade no expediente. No dia a dia, no entanto, possuem pouca — ou mesmo nenhuma — eficácia.

O sistema de recrutamento e seleção é uma tecnologia única e completa, que funciona de forma integrada a outras plataformas (como páginas de emprego), estrutura o processo de contratação e simplifica a vida do profissional de recursos humanos.

De forma simplista, é um software que otimiza o controle do processo seletivo. Facilita desde as etapas iniciais, como a requisição de vagas pelos gestores de linha, até as etapas finais, como a mensuração das métricas e indicadores da contratação. Dentre as principais funções dessa tecnologia, é possível destacar:

  • requisição de novas vagas;
  • veiculação de forma centralizada nos principais portais de vaga;
  • triagem automatizada dos candidatos com base nas competências;
  • criação de cronogramas para as atividades seletivas;
  • mensuração dos principais indicadores de recrutamento e seleção.

Esses pontos serão discutidos com mais detalhes em outro tópico.

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Os mais modernos sistemas de recrutamento e seleção incluem, do mesmo modo, inteligência artificial no processo seletivo. Dessa maneira, permitem que diversos currículos sejam analisados, triados e classificados com pouca interferência do profissional de RH.

2. Por que contratar um ATS (Applicant Tracking System)

Também chamado de ATS, um acrônimo de Applicant Tracking System, existem diversos benefícios que fundamentam a contratação dos sistemas de recrutamento e seleção. Como são muitos, destacamos os principais motivos neste artigo:

2.1. Aumento da produtividade no que é feito

De modo genérico, grande parte do expediente de trabalho é improdutivo. Algumas pesquisas indicam que apenas 39% do expediente é realmente aproveitado, o que pode variar de acordo com cada setor e segmento empresarial.

Nas atividades de contratação não é diferente. Sem um sistema que estruture o processo, as etapas se tornam mais confusas, pouco aproveitadas e, constantemente, precisam de retrabalho para que tudo saia de acordo com o planejado.

2.2. Modernização das práticas de RH

Como citado no início do artigo, 56% das empresas já estão reformulando seus processos de RH e aproveitando ferramentas digitais. Essa modernização é uma necessidade cada vez maior, afinal, o mercado está mudando bastante.

O software permite que antigos checklists e planilhas sejam “aposentados”, modernizando o setor e a empresa, por consequência. Manter processos tradicionais, sem o uso da tecnologia, implica em severas perdas para a gestão de pessoas.

 

2.3. Contratação de profissionais acima da média

Em todo o mundo, a aquisição de mão de obra qualificada é um desafio. Sabe-se que 38% dos empregadores possuem dificuldades em contratar gente talentosa. Isso não é um reflexo apenas da escassez de talentos, mas de processos mal-estruturados.

O uso adequado do ATS permite a estruturação do processo seletivo, a centralização das vagas em aberto e da comunicação com os candidatos. Por esses e outros motivos, é possível atrair, engajar e contratar mais profissionais acima da média.

2.4. Melhoria contínua do processo de seleção

O progresso contínuo deve ser uma prioridade no RH. Sem isso, as práticas podem ficar obsoletas, além de pouco competitivas em relação à concorrência. A questão é: poucos gestores de pessoas sabem como iniciar programas de melhoria.

O software de recrutamento e seleção ajuda no processo. Ele levanta as principais métricas e indicadores de desempenho, permitindo que o gestor avalie o que está adequado e o que precisa de ajustes. Assim, é possível progredir.

2.5. Facilita a contratação com base no Fit Cultural

Nos últimos tempos, um dos temas mais em voga na gestão de pessoas é o Fit Cultural. Ele consiste na contratação de talentos com valores e hábitos alinhados à cultura organizacional, aumentando a aderência na empresa.

Para que esse alinhamento cultural seja identificado, não basta a intuição, é preciso de modernas ferramentas. Nesse sentido, o sistema aperfeiçoa a triagem dos candidatos, com base em competências previamente estabelecidas pelo gestor.

3. De que maneira os sistemas de recrutamento e seleção atuam?

Até aqui foi possível entender o que é um sistema de recrutamento e seleção e os principais benefícios de sua utilização. No entanto, como ele funciona e agrega valor ao setor de Recursos Humanos? Entenda nos próximos tópicos:

3.1. Requisição de novas vagas

Por muito tempo, todo o processo de requisição de mão de obra era analógico. Isto é, o gestor precisava preencher uma ficha, entregar ao Departamento de Pessoal (DP) e esperar pelo respectivo feedback. Além de demorado, era pouco eficiente.

Com o sistema de seleção, o primeiro passo é a requisição de pessoal de forma digital, sem burocracia ou papéis impressos. Essa solicitação dá início a todo o fluxo de trabalho, que depende da aprovação digital de outros gestores para continuar.

O software também atua no arquivamento automático das informações mais importantes, deixando um histórico de ações e aprovações do processo de contratação. Assim, é possível ter mais segurança e eficiência operacional.

3.2. Divulgação estratégica

A veiculação de vagas em aberto pelos meios digitais é cada vez mais comum. O uso das redes sociais e páginas de emprego possibilita maior interação com os profissionais talentosos, maximizando o número de inscritos por vaga.

Nesse sentido, o sistema de seleção atua na centralização da gestão das vagas em aberto. É possível gerenciar as diferentes páginas de emprego de um único lugar e com poucos cliques, aumentando a produtividade e eliminando parte do trabalho.

3.3. Triagem de candidatos competentes

Se o processo de recrutamento for bem-sucedido, é comum que o RH receba muitos currículos profissionais. Nesse momento, no entanto, começa o processo de triagem: isto é, a seleção daqueles compatíveis com a vaga em aberto.

Tradicionalmente, o processo de triagem é demorado. Todos os currículos devem ser analisados, classificados e selecionados, de acordo com a demanda da vaga.

O sistema ATS facilita todo esse processo, automatizando-o. Isso significa que a triagem passará a sofrer pouca interferência humana, sendo que, com a ajuda de filtros avançados, os melhores candidatos serão identificados pelo próprio sistema.

3.4. Estruturação das principais etapas

A seleção é um processo composto por diversas etapas. De entrevistas e dinâmicas a testes psicológicos, tudo contribui para a aquisição de profissionais realmente competentes e alinhados à cultura organizacional.

Essas várias etapas podem ser agendadas, organizadas e aprovadas pelos gestores com o software de contratação. Essa estruturação garante que o tempo seja mais bem aproveitado, que o retorno obtido seja maior e que gente talentosa seja contratada.

3.5. Levantamento dos indicadores de desempenho

Finalmente, é preciso destacar uma das mais importantes funções do software: o levantamento de indicadores de desempenho. Ele ajuda a identificar o percentual de posições abertas, finalizadas no prazo, canceladas e assim por diante.

Cada vez mais, o uso de indicadores-chave de desempenho é crucial ao RH. Ajuda a identificar o que está acontecendo de modo adequado e o que precisa ser melhorado. Logo, é possível agir corretivamente e atingir melhores resultados no futuro.

4. Como a inteligência artificial pode contribuir para o processo seletivo?

A inteligência artificial (IA) possui diversas aplicações na empresa. Mais especificamente no RH, ajuda no treinamento dos profissionais, na análise de competências, no perfil comportamental e, claro, no processo seletivo.

Em primeiro lugar, como uma contribuição da IA, é preciso destacar a automação do processo seletivo. Muitas etapas deixam de depender do trabalho manual (isto é, da mão do profissional de RH) para serem executadas pelo próprio sistema.

Um ótimo exemplo é a triagem automática de candidatos, explicada em tópicos anteriores. É possível citar, ainda, o registro das informações ou a aprovação automática das requisições de pessoal. Assim, o RH ganha produtividade.

Outro benefício está na redução de custos operacionais, que podem ser realocados em outras atividades estratégicas do RH. A IA contribui para a redução de desperdícios de recursos, mitigação dos erros e problemas ao longo da seleção, o que impacta na estrutura de custos da empresa.

Por fim, é possível destacar a melhoria da experiência dos próprios candidatos, que participam de uma seleção mais agradável. Nesse sentido, a IA aumenta a objetividade do processo, assegura uma comunicação mais direta e acertada com os candidatos.

Com base nas contribuições citadas, é possível identificar uma série de benefícios secundários, como: a atração e aquisição de talentos, bem como a redução do turnover de profissionais recém-contratados. Logo, todos saem beneficiados.

5. Como escolher um software de recrutamento e seleção?

Com base nas informações citadas até aqui, é possível afirmar que o software de recrutamento e seleção é um dos mais importantes investimentos para o RH. A grande dúvida é: como escolher um software de qualidade e adequado à empresa?

Muitas coisas devem ser consideradas, como as funcionalidades, a reputação do fornecedor e o valor cobrado mês a mês. Entenda as dicas que separamos:

5.1. Não dê prioridade ao preço

Obviamente, o preço é importante. Ele possui forte influência da decisão final de aquisição do sistema e deve estar adequado ao orçamento empresarial. Entretanto, não deve ser a prioridade na hora de escolher uma tecnologia tão importante.

Por esse motivo, nossa primeira dica é: não busque com base no preço. Utilize essa variável como um dos fatores para definir o melhor software, mas não o único. Muitas vezes um software mais “caro” oferece custo-benefício superior, então fique atento.

5.2. Encontre um fornecedor confiável

Ao adquirir um sistema, você também vai iniciar um relacionamento com um novo fornecedor, então é importante priorizar alguém confiável. Lembre-se que você recorrerá a ele sempre que existirem dúvidas ou problemas técnicos.

Para tanto, analise a qualidade do atendimento inicial, as garantias oferecidas no atendimento, o tipo de suporte disponibilizado e a intenção do fornecedor de educar e iniciar um relacionamento com seu público-alvo. Tudo isso conta bastante.

5.3. Ouça o feedback de outros clientes

Busque a opinião de outros profissionais de RH que já utilizaram a ferramenta, avaliando se aprovaram funcionalidades e o relacionamento com o fornecedor. Assim, será possível ter uma visão muito mais realista do software.

Se não conhece nenhum cliente com acesso ao sistema de seleção, peça referências ao fornecedor. Ainda é possível buscar por casos de sucesso, isto é, exemplos de empresas que usaram a ferramenta e tiveram um desempenho melhor.

5.4. Analise as principais funcionalidades

Neste artigo, foram citadas algumas das principais funcionalidades dos melhores sistemas de recrutamento e seleção. No entanto, existem muitas outras possíveis. Avalie se elas estão adequadas às demandas do setor de Recursos Humanos.

Tenha sempre em mente que o sistema deverá facilitar cada etapa do processo de contratação, melhorar a interação com os candidatos e gestores, além de centralizar o comando de plataformas externas. Quando mais funcional ele for, melhor.

5.5. Agende uma demonstração

É preciso, também, agendar uma demonstração do ATS. Dessa forma, você poderá avaliar mais facilmente sua usabilidade, modernidade e constatar suas principais funcionalidades. E mais, poderá verificar seu custo-benefício para o setor.

Como você pode observar até aqui, o uso de sistemas de recrutamento e seleção é cada vez maior — reflexo de um RH moderno e de demandas externas. Com ele, seu negócio terá diversas funcionalidades, como a automação da seleção e o levantamento de métricas.

Para definir o melhor, no entanto, é preciso considerar diversas variáveis: a confiabilidade do fornecedor, o feedback de usuários, as funcionalidades e adequação ao orçamento empresarial. No fim, se possível, solicite uma demonstração.

E aí, gostou do nosso artigo e entende como funcionam os sistemas de recrutamento e seleção? Aproveite para continuar aprendendo. Se inscreva no nosso curso de recrutamento e seleção, é online e grátis. Vamos lá!

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