Tecnologia no departamento pessoal: entenda como pode ser utilizada

25 de março de 2019
Kenoby

Controlar o ponto dos colaboradores, garantir que as normas trabalhistas sejam cumpridas, arquivar toda a documentação e ainda fazer a gestão dos funcionários são tarefas que exigem preparo e atenção. Para ajudar a otimizar esses processos, a tecnologia no Departamento Pessoal (DP) tem sido amplamente utilizada.

O uso de ferramentas tecnológicas é importante para manter todas essas informações em uma única base de dados. Além disso, permite agilizar os processos, diminuir e eliminar os erros. Tais fatores contribuem para uma administração estratégia e evitam que a empresa seja penalizada por falhas que poderiam ter sido evitadas.

Neste post você vai aprender como a tecnologia pode ser utilizada no Departamento Pessoal para otimizar os processos. Boa leitura!

O que é e o que faz o Departamento Pessoal?

O DP é o setor responsável pelas questões burocráticas relacionadas aos funcionários. Ou seja, é a área que faz o gerenciamento da folha de pagamento, dos benefícios, das férias, da marcação de ponto, dos atestados e dos passivos trabalhistas.

Ele assegura o correto manuseio, emissão e administração de todos os documentos dos colaboradores. Por isso, é um setor de fundamental importância para o cumprimento de normas trabalhistas na organização. Veja a seguir quais são as suas principais funções!

Documentação dos profissionais

No processo de admissão dos funcionários é preciso receber e emitir documentações para formalizar a contratação. É função do DP formalizar os contratos e realizar anotações na carteira de trabalho e na folha de ponto. Cabe destacar, que esse trabalho é realizado desde a admissão até a rescisão do contratado.

Dessa forma, o DP é o responsável por manter a documentação em dia e organizada de maneira correta. Além disso, assegura o cumprimento da legislação trabalhista e o respeito às normas definidas pelo governo. Isso permite que a empresa fique regularizada e evita custos desnecessários que oneram o seu caixa.

Antes de continuar, baixe a nossa checklist interativa de planejamento estratégico!

Acompanhamento de frequência

Para que uma empresa se mantenha produtiva, ela deve fazer a gestão eficiente da carga horária dos seus trabalhadores e verificar o cumprimento da jornada de trabalho e das horas extras.

Caso a administração de Departamento Pessoal ignore esses processos, estará sujeita a irregularidades e também a outros entraves que podem onerar ou comprometer as atividades da empresa, o que inclui problemas na Justiça do Trabalho.

Folha de Pagamento

A folha de pagamento é uma importante função do DP e envolve o gerenciamento de benefícios, salários, décimo terceiro e o recolhimento de taxas — como INSS, FGTS e imposto de renda.

É função do setor administrar essas questões e assegurar que os cálculos estão corretos, ou seja, que os descontos sigam a norma estabelecida pelos órgãos federais.

Gestão de licenças e férias

O setor também gerencia os atestados, licenças, afastamentos e acidentes de trabalho. Ele recebe essas informações, alimenta a folha de pagamento e faz a intermediação com os órgãos públicos.

As férias dos colaboradores também são administradas pelo setor, que realiza os registros necessários e faz o monitoramento para verificar o efetivo cumprimento dos períodos. Dessa forma, os funcionários podem se beneficiar com a fase de descanso, sem imprevistos e erros nos prazos.

Representação junto aos órgãos oficiais e fiscais

O DP recebe e gerencia os registros de passivos trabalhistas. Além disso, emite diversos documentos para os órgãos fiscais, como a Guia da Previdência, a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP), o Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA), as declarações da CIPA, entre outros.

Dessa forma, o DP atua como o principal representante da empresa junto aos órgãos do governo.

Qual a importância do Departamento Pessoal para a empresa?

Como já mencionamos, cabe ao DP garantir que as leis trabalhistas sejam seguidas para evitar quaisquer passivos desnecessários. Além disso, ele é o responsável por gerenciar todas as ações que envolvem a regularização do funcionário na empresa — da admissão ao desligamento.

O setor gerencia um grande número de informações. Por isso, é necessário contar com profissionais preparados para trabalhar com esses dados e garantir que todos os processos estejam em conformidade com a legislação trabalhista.

Além disso, tem a responsabilidade de representar a empresa junto aos órgãos públicos, como Ministério do Trabalho e Previdência Social.

Qual a importância da automação dos processos?

A tecnologia no Departamento Pessoal traz diversas vantagens para a empresa. Veja a seguir quais são as principais!

Automação do controle de ponto

Aderir à automação no controle de ponto permite monitorar, em tempo real, os horários de entrada e saída dos colaboradores. Além disso, viabiliza o controle do tempo de intervalo, das horas extras realizadas, dos períodos de repouso e de férias de forma automatizada, o que reduz as chances de erro.

Com uma ferramenta de controle de ponto, o Departamento Pessoal passa a ter todas as informações atualizadas. A tecnologia também beneficia os colaboradores, que podem, a qualquer tempo, verificar o extrato de horas, consultar a própria folha de pagamento e fazer a gestão das horas extras realizadas.

Automação da folha de pagamento

O uso da tecnologia no controle de ponto também gera facilidades para a emissão da folha de pagamento. As informações de frequência são calculadas pelo sistema, que determina se haverá descontos ou não. Dessa forma, o trabalho ganha muito mais agilidade, apesar de ser necessário conferir todos os dados.

Agilidade nas admissões e demissões

Com a tecnologia no Departamento Pessoal é possível contratar softwares que realizam todos os cálculos trabalhistas. Assim, o processo de demissão pode ser feito com maior segurança, eficiência e com menores chances de erros.

Além disso, os softwares de DP têm funcionalidades para registro de funcionários e gestão de documentos, o que facilita o processo de admissão de colaboradores.

Alinhamento dos registros de cargos e salários

A aderência aos recursos tecnológicos possibilita que o DP possa administrar o plano de cargos e salários. Esse gerenciamento se baseia nos dados gerados de forma automática e atualizada pelo sistema implementado.

Com a ajuda da tecnologia fica mais fácil controlar todos os benefícios e remuneração de cada trabalhador. Além disso, é possível atualizar, de forma automática, os salários e bonificações de acordo com o plano de cargos e salários.

Aprimoramento dos processos de seleção

A tecnologia no Departamento Pessoal também facilita os processos de recrutamento e seleção da empresa. Existem sistemas que cruzam dados com base nos requisitos pré-definidos pela organização, o que possibilita a seleção de perfis mais adequados aos cargos em aberto.

Armazenamento de informações de forma eficiente

Como vimos, o DP trabalha com uma infinidade de documentos e dados. Armazená-los em uma só plataforma garante mais agilidade, reduz as chances de perder algum contrato importante e ainda proporciona mais segurança, já que os sistemas são protegidos por senhas.

Além disso, os dados armazenados são todos digitalizados e ficam protegidos nos servidores locais ou remotos da organização.

Quais os benefícios de investir na tecnologia para o Departamento Pessoal?

Listamos para você as principais vantagens da tecnologia no Departamento Pessoal. Acompanhe!

1. Permite que o setor seja mais estratégico

A tecnologia atua como uma terceirização das atividades mais operacionais do DP. Com isso, os profissionais da área podem se dedicar a uma gestão mais estratégica, com a utilização de dados que servem para análises mais específicas. Assim, o processo de tomada de decisões se torna mais assertivo.

2. Melhora a comunicação

A tecnologia tem possibilitado uma comunicação mais eficiente nas empresas. Com a ajuda de ferramentas tecnológicas é possível acompanhar, por dispositivos móveis, várias informações referentes aos processos de DP. Isso possibilita a melhor gestão das operações e um acompanhamento mais efetivo das atividades do setor.

Além disso, holerites e registros de pontos podem ser consultados de forma online pelo departamento pessoal, o que facilita a rotina do funcionário e tira do DP essas demandas.

3. Dá ênfase na atividade-fim

Com tantos afazeres diários e tanta burocracia que dificulta a agilidade dos processos, contar com a tecnologia no Departamento Pessoal significa maior agilidade. Isso ocorre porque o seu uso elimina processos repetitivos, já que eles passam a ser administrados pelo próprio sistema, com pouca ou nenhuma interferência humana. Assim, o gestor pode se dedicar às atividades mais relevantes para o negócio.

4. Controla as informações

A tecnologia possibilita a descentralização das informações e dos dados obtidos. Com isso, os líderes e gestores podem entender de maneira mais eficiente os processos que envolvem a equipe.

Outra vantagem é que os softwares permitem o registro, a verificação e a distribuição dos dados, o que faz com que as atividades do setor sejam mais estratégicas.

5. Reduz os erros

Os benefícios da tecnologia são evidentes no cotidiano das empresas. O seu uso eleva a eficiência e diminui o risco de erros, a exemplo dos cálculos da folha de pagamento. Os sistemas são capazes de considerar questões como legislação, os descontos previstos e o banco de horas. Tudo isso com agilidade, correção e respeitabilidade.

6. Melhora a gestão dos prazos

A tecnologia no Departamento Pessoal também tem vantagens relacionadas ao melhor gerenciamento dos prazos. Isso porque os sistemas identificam ações relacionadas às datas ao longo do ano: feriados; prazos para enviar a folha de pagamento ao setor financeiro; quem e quando entra em férias e quando retorna; eventos da equipe, entre outras.

Essas notificações são importantes para ter um panorama dos processos e atividades da empresa. Assim, a tecnologia é uma boa ferramenta de Departamento Pessoal para notificar os responsáveis quando essas datas estiverem próximas, o que gera mais eficiência na gestão de pessoal.

7. Gera economia

As vantagens da tecnologia no DP são inúmeras e também geram economia. Isso porque o DP que conta com a ajuda da tecnologia elimina o uso de uma grande quantidade de papel e energia. A otimização da mão de obra do setor também é uma vantagem que gera grande economia.

Assim, a redução de custos proporcionada pela tecnologia libera o orçamento para que o recurso seja investido em outras áreas da empresa que necessitem de investimento — como a área de qualidade, por exemplo.

O programa também colabora para o aumento da produtividade, já que elimina a necessidade de longas horas de conferência manual e que ainda ficam sujeitas à falha humana.

Qual a importância da tecnologia no Departamento Pessoal para a automação do setor?

A adoção da tecnologia no Departamento Pessoal é a base para o processo de transformação digital no setor. Sem o uso de ferramentas tecnológicas fica praticamente impossível alcançar os resultados que levem a área à sua máxima eficiência.

Um bom sistema colabora para a administração de todas as rotinas de admissão e demissão, distribuição online de holerites, gestão do pacote de benefícios e centralização da comunicação interna. Logo, todas essas facilidades favorecem o trabalho de Recursos Humanos e contribuem para que os resultados sejam cada vez melhores.

No entanto, é preciso dedicar tempo para encontrar o sistema que melhor atenda às particularidades da empresa. Por isso, é preciso considerar o custo-benefício, a reputação do fornecedor, testar gratuitamente a ferramenta e, assim, decidir pela melhor tecnologia.

Em geral, a produtividade no trabalho é considerada baixa. Estudo publicado na revista Exame evidenciou que apenas 39% do expediente é realmente produtivo. No entanto, com a tecnologia aplicada ao RH, a performance pode ser muito maior.

A automação faz com que os processos funcionem sem a necessidade de pausas e sem a presença do profissional de DP. Além disso, garante um maior grau de acerto e evita a perda de tempo com o retrabalho.

Como vimos ao longo deste post, a tecnologia no Departamento Pessoal pode beneficiar não só o setor, mas toda a empresa. O seu uso torna as atividades mais rápidas, produtivas e reduz as chances de erros, o que pode causar vários transtornos para as organizações, inclusive financeiros.

A adoção da tecnologia no Departamento Pessoal também gera vantagens para a organização, o que contribui para o maior nível de eficiência nos processos. Isso também colabora para a atração e retenção de talentos. Logo, investir em tecnologia é importante e traz diferenciais competitivos para a organização.

Agora que você já sabe como a tecnologia no Departamento Pessoal pode ser utilizada nas empresas, que tal entrar em contato conosco para que possamos ajudar nesse processo? E não se esqueça de assinar a nossa newsletter para acompanhar todas as nossas novidades!

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