Vacância: você sabe o que é e qual o seu impacto na empresa?

23 de agosto de 2017
Kenoby

Vacância é o nome dado ao período entre a saída de um empregado e a contratação de outro para ocupar o cargo vago. Nesse intervalo de tempo, o gestor deve encontrar uma saída para suprir essa lacuna, sem deixar de lado a condução de um bom processo seletivo para que a função seja ocupada novamente.

 

A rotatividade de funcionários traz uma série de gastos e a necessidade de readaptação para a empresa. Embora a saída e entrada de novos empregados seja comum,  as organizações precisam estar preparadas para evitar um dos malefícios dessa rotina: a vacância.

Mas o que é possível fazer para diminuir o seu impacto? Como evitar que a demora em substituir um colaborador cause prejuízos à produtividade da empresa? É sobre isso que vamos tratar neste post. Boa leitura!

O que é vacância e como ela afeta a empresa?

Vacância é o nome dado ao período entre a saída de um empregado e a contratação de outro para ocupar o cargo vago. Nesse intervalo de tempo, o gestor deve encontrar uma saída para suprir essa lacuna, sem deixar de lado a condução de um bom processo seletivo para que a função seja ocupada novamente.

Como consequência, há a sobrecarga dos demais funcionários, que precisam dar conta das suas funções e das tarefas que o empregado anterior exercia. Isso pode gerar um grande descontentamento e desgaste. Além disso, há uma queda de produtividade, que pode ter um impacto menor ou maior, dependendo do conhecimento sobre as tarefas e do tempo de duração dessa fase intermediária.

A vacância traz mais consequências quando o funcionário é importante para a empresa e exerce funções vitais. Pense naquele empregado que não consegue sair de férias, ou que, quando precisa de um afastamento, deixa toda a equipe perdida. É esse tipo de pessoa que o RH precisa acompanhar mais de perto.

Apesar de todas as tentativas para reter esse funcionário, seja com plano de carreira, seja com um salário muito atraente, nada impede que um dia ele peça o desligamento, seja por motivos pessoais, seja por uma proposta de trabalho melhor.

Como diminuir o impacto negativo da vacância?

Compartilhamento de informações

É importante que o colaborador registre a sua rotina e as informações importantes sobre os clientes.

Procure também pensar em algumas pessoas que possam acompanhar o trabalho desse profissional, sabendo, com detalhes, os procedimentos, a rotina e o impacto dessas funções no desenvolvimento da empresa.

Dessa maneira, você terá funcionários que poderão não apenas assumir as funções do empregado quando ele deixar a empresa, mas também cobrir as férias e os dias de ausência.

Contratação temporária

Você pode ainda contratar um profissional freelancer para cobrir esse período de vacância até a contratação de um novo funcionário, ou, dependendo da performance dessa pessoa, até mesmo efetivá-la após um período de experiência.

A consequência negativa dessa escolha é que esse freelancer talvez não consiga bons níveis de produção, porque também estará em processo de adaptação. A lacuna será preenchida temporariamente, mas talvez não com os resultados de que a empresa precisa.

Estruturação de uma nova contratação

Agora, é necessário escolher um novo funcionário para o cargo, mas a pressa pode atrapalhar o processo e fazer com que você erre na escolha. Como fazer uma contratação rápida e precisa? Confira alguns fatores que devem ser observados para otimizar essa tarefa!

Processo agilizado

Especialmente nas primeiras etapas da seleção de novos talentos, é possível adotar algumas práticas para agilizar o processo. É interessante manter um banco de talentos, para que você já tenha uma lista em mãos de profissionais dentro do perfil para entrar em contato em momentos de emergência.

Dessa maneira, a etapa de captação de currículos é abreviada e o processo de seleção pode ser feito com mais rapidez.

O uso de ferramentas que automatizem essa etapa pode ser de grande ajuda. Além de organizar e sistematizar seu banco de talentos, é possível adiantar a própria triagem dos candidatos. Assim, você não inicia o processo do zero.

Divulgação certeira

Caso não encontre um bom substituto em seus registros, saber, com a máxima precisão, onde procurar o seu candidato será um fator importante para reduzir o tempo da contratação. Estamos falando de divulgar a vaga no local certo, direcionada ao profissional desejado.

Isso está diretamente ligado à experiência do RH nas contratações anteriores e do perfil do profissional que se procura. Anúncios, agências, redes sociais, enfim, cada canal tem o seu público adequado. Acertando nessa etapa, você vai direto ao ponto e garante uma contratação mais ágil e assertiva.

Causas da demora

Se os processos de contratação em sua empresa não vêm tendo a agilidade de que se necessita, é importante fazer um diagnóstico dos motivos da demora em substituir o colaborador que deixou a organização.

É preciso rever as últimas seleções realizadas e analisá-las, etapa por etapa, para saber em que momento elas “emperram”. Além de melhorar a velocidade de recolocação, é provável que se encontre margem para melhorar outros indicadores, como os custos do processo e a qualidade da nova contratação, por exemplo.

Foco na entrevista

Etapa essencial ao processo de seleção, a entrevista deve receber atenção especial. O primeiro cuidado deve ser a própria decisão sobre quais candidatos devem ser submetidos a essa etapa.

Identificar, com mais precisão, quais profissionais têm realmente capacidade de ocupar o cargo vago agiliza bastante o processo. No entanto, para isso, é preciso saber cruzar os dados dos currículos com as competências exigidas para que o filtro seja eficaz.

É hora, então, de realizar as entrevistas, que devem ser feitas em um período menor de tempo. Procure contar com a ajuda de pessoas especializadas nessa fase, com experiência em seleção de talentos e aptas a identificar se o profissional tem as habilidades necessárias, como proatividade, resiliência, abertura a mudanças etc.

É fundamental que a entrevista seja uma atividade executada com muita atenção e dedicação. Por conta disso, se munir de conhecimento, assim como das melhores ferramentas nesse momento é algo que ajuda muito para o sucesso de uma contratação. Dessa forma, preparamos um material bastante útil durante essa ação, o Kit de Entrevistas de Candidatos. Aproveite e faça o download gratuito.

KIT: Checklist + Planilha para Entrevista de Candidatos


 

Após as entrevistas, procure escolher, pelo menos, três pessoas para entrar em contato, destacando a possibilidade de início imediato. Essa margem de segurança serve para a possibilidade de o primeiro candidato conseguir outra colocação nesse período ou não ter disponibilidade de início. Nesse caso, há outras opções para contato.

Causa da saída

Além da agilidade no processo de contratação, é importante identificar também o porquê da perda do profissional. Os motivos podem variar bastante: descontentamento com a remuneração, falta de perspectivas de crescimento, insatisfação com o clima organizacional, entre outros.

Uma entrevista de desligamento é uma forma interessante de reunir pistas do que ocorreu. Ela deve ser feita tanto nos casos em que o colaborador é demitido quanto nas oportunidades em que ele decide deixar a empresa.

Mas fuja dos formulários e questionários padronizados. Tente uma conversa mais personalizada, que poderá ser muito mais produtiva.

Avalie também o que o mercado está oferecendo aos profissionais em termos de remuneração, pacotes de benefícios e planos de carreira. Pode ser que a sua empresa esteja defasada na valorização dos seus colaboradores e, por isso, enfrente dificuldades em reter talentos.

E não se esqueça de investir no bom clima organizacional. Boa remuneração é importante, mas as pessoas também precisam de um ambiente atrativo para a manutenção da motivação e do engajamento.

Agora que você já sabe o que é vacância e como minimizar o efeito que ela causa nas empresas, que tal ficar por dentro do que há de mais importante em processos de recrutamento e gestão de pessoas? Assine nossa newsletter e receba todas as nossas novidades! Não perca!

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