O departamento pessoal é um setor que tem papel decisivo no bom andamento dos negócios. Ele cuida de toda a documentação dos funcionários, sendo fundamental para a regulamentação da empresa.

As funções desse departamento são bastantes burocráticas, sendo essenciais na documentação de todos os procedimentos referentes aos profissionais.

Com o departamento pessoal, a organização caminha junto às leis trabalhistas e promove mais qualidade de vida para os colaboradores. Isso porque ela assegura o cumprimento das diretrizes básicas para que os direitos dos funcionários sejam respeitados.

Neste post, explicamos melhor como o departamento pessoal funciona. Também vamos apresentar as 6 atividades mais importantes desse setor para a sua empresa. Ficou interessado? Continue acompanhando para saber mais sobre o assunto!

O que é o departamento pessoal e como ele funciona?

O departamento pessoal é o setor da empresa que realiza a gestão das questões burocráticas ligadas a seus colaboradores. Ele funciona estruturado em três partes, são elas:

• processamento;
• cadastro;
• e desligamento dos funcionários.

Os candidatos aprovados no processo seletivo são registrados dentro do sistema da companhia, para que possam ter o acompanhamento de presença e seus direitos trabalhistas assegurados.

Dentro do processamento, é realizado o gerenciamento de folha de pagamento, notificação de atestados e acompanhamento das documentações do profissional ao longo da carreira. Por último vem a etapa de desligamento, na qual o funcionário perde o vínculo com a corporação.

Todo esse fluxo de tarefas é desenvolvido para que a situação dos funcionários fique regulamentada e para que o empreendimento caminhe em conformidade com a lei.

Quais suas principais atividades?

O departamento pessoal tem uma série de atividades na organização. Veja quais são as 6 principais a seguir!

1. Admissão de pessoal

Quando é feito um processo de seleção, os candidatos aprovados passam por alguns processos importantes para sua entrada na empresa. A começar pelo cadastro, com a apresentação de documentos. Suas informações são inseridas no sistema e os dados são sistematizados para o cálculo de salário e benefícios.

Outra etapa importante é o exame admissional. O documento que atesta a saúde do profissional para o exercício das tarefas é recebido pelo setor. Nessa etapa, todos os registros são arquivados para a montagem do banco de dados.

2. Registro e acompanhamento de processos

O departamento pessoal faz o registro das informações dos processos jurídicos e trabalhistas, analisando os fluxos financeiros envolvidos nesses procedimentos.

Com os dados bem sistematizados, é possível entender as causas das ações e agir de forma estratégica para encontrar soluções para os passivos trabalhistas e outras ações contra a corporação.

Outro fator importante desse registro é a possibilidade da empresa enxergar quando ela cometeu erros, o que permite reparar a situação. Assim, ela minimiza atritos com o público externo e interno, evitando prejudicar sua imagem.

Todas essas práticas relacionadas ao jurídico-trabalhista são importantes tanto para as finanças da organização quanto para manter a regularidade jurídica do empreendimento.

3. Fiscalização do ponto

O departamento pessoal realiza o acompanhamento da frequência do funcionário no trabalho, observando o correto cumprimento da jornada, gerenciando banco de horas, contabilizando horas extras e calculando o adicional noturno, salário-família e outros fatores.

Os dados do ponto são enviados diretamente para o setor, que tem a responsabilidade de processar essas informações e realizar os devidos cálculos para que os colaboradores recebam o pagamento.

Além disso, é ele que recebe a documentação em caso de faltas e licenças médicas, licença maternidade e outras ocorrências.

Toda a burocracia relacionada às ausências (e até mesmo a notificação de abandono do emprego) são feitas por essa área. Esse monitoramento é essencial para o controle da remuneração de forma adequada.

4. Gestão de folha de pagamento

A folha de pagamento envolve uma complexidade de variáveis, pois inclui as taxas de INSS e FGTS, contribuição sindical, imposto de renda, salário-família, salário-maternidade, benefícios e décimo terceiro. Esses fatores, como informamos, são relacionados às informações sobre o cumprimento de jornada, para o cálculo da remuneração.

Em empresas pequenas, é comum que a corporação contrate um escritório contábil para realizar os cálculos da folha de pagamento. Nesse caso, o papel do departamento pessoal é fornecer as informações sobre a frequência e taxas para que o contador faça as operações matemáticas.

Com uma boa gestão da documentação e dos processos relacionados ao pagamento, os profissionais têm mais segurança no dia a dia. Assim, eles podem desempenhar suas tarefas com a tranquilidade de saber que vão ser recompensados pelo seu esforço.

5. Fornecimento de dados dos colaboradores ao governo

Na empresa, o departamento pessoal é responsável pela rotina fiscal das questões relacionadas aos funcionários.

Prestar informações para o eSocial, emitir a Guia da Previdência, redigir as declarações da CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes), providenciar a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP) são apenas algumas das funções do setor.

Esses papéis são essenciais para a regularidade fiscal, jurídica e trabalhista do empreendimento.

É preciso que esse trabalho seja feito com precisão e agilidade, para evitar multas, minimizar a chance de haver irregularidades nos cadastros (que poderiam prejudicar a vida do trabalhador) e garantir uma boa imagem diante das autoridades fiscais.

6. Gestão de licenças e férias

Conforme mencionamos, o departamento pessoal faz o gerenciamento das licenças e afastamentos. Ele é o responsável pelo registro de acidentes de trabalho e acompanhamento da burocracia do processo.

Outra atribuição do setor é registrar as férias dos profissionais, evitando acúmulos e irregularidades nessa questão.

Como o Kenoby pode facilitar a rotina do departamento pessoal?

O Kenoby é um software inteligente de recrutamento e seleção que facilita o processo de contratação de novos profissionais. Ele faz o registro dos documentos dos ingressantes, agilizando os procedimentos e tornando as admissões mais práticas.

O programa minimiza a ocorrência de erros e torna o fluxo de trabalho mais efetivo e organizado.

O departamento pessoal é um setor fundamental na empresa, pois ele cuida de todos os procedimentos burocráticos relacionados à equipe. Com o setor, a corporação pode trabalhar em regularidade com a lei e garantir o cumprimento dos direitos dos trabalhadores.

Isso contribui para a diminuição da rotatividade e para a manutenção de uma boa imagem do negócio. Com o Kenoby, os processos do setor ficam mais ágeis e a probabilidade de erros diminui de forma considerável.

E então? Gostou de saber quais as principais atividades do departamento pessoal? Aproveite a oportunidade e faça o teste gratuito do Kenoby!