À medida que o espaço da tecnologia no mundo dos negócios se torna cada vez mais amplo e competitivo, a variedade de opções cresce. Nesse sentido, como você sabe qual é o melhor software de recrutamento e seleção para sua empresa?
Muitos gestores não estão cientes de quais funções estão disponíveis no mercado e como determinados recursos podem beneficiar seus negócios. Além disso, muitos se perguntam: por que preciso automatizar o processo de recrutamento em todas as suas fases?
Na verdade, para algumas empresas, fazer do jeito antiquado é o que as diferenciam da concorrência e ainda acreditam que acabar com isso pode muito bem destruir a própria alma do negócio.
Então, quais são as principais características na hora de escolher o software ideal para sua empresa? Neste texto abordaremos as melhores dicas no momento de optar pelo software de recrutamento e seleção que se adapta às suas necessidades. Confira!
Qual é o papel do software de recrutamento e seleção?
Contratar as pessoas certas é um dos desafios mais difíceis para as pequenas empresas. Softwares de recrutamento são uma solução para tornar o processo de contratação mais fácil, mesmo se você não tem um departamento de recursos humanos.
Ele pode poupar tempo e dinheiro, ajudando-o a encontrar os melhores candidatos da maneira mais eficiente e rentável possível. Inclusive, nós temos uma calculadora online para identificar o ROI de um software de R&S. Para calcular, clique na imagem abaixo:
De maneira geral, ele funciona eliminando a necessidade de usar várias soluções para encontrar e contratar novos funcionários. Também fornece as ferramentas necessárias para se manter organizado e agilizar o processo de contratação.
Permite, ainda, que você faça divulgações de trabalho em diferentes plataformas, aceita e organiza novas admissões, estabelece fluxos de trabalho, escalona horários e muito mais — tudo em um só lugar. A tecnologia e a inovação estão do seu lado, você só precisa saber como usá-las.
Como escolher a melhor opção para o meu negócio?
Antes de escolher qualquer software, é melhor entender quais são seus objetivos finais. Se você começar com o que precisa alcançar, então é mais fácil identificar as soluções que vão ajudá-lo a chegar lá.
Se está comprando seu primeiro sistema de recrutamento, o que espera ganhar com ele? Precisa de ajuda para encontrar candidatos de melhor qualidade? Quer preencher posições mais rápido?
Se estiver atualizando para um novo sistema, descreva o que falta ao seu software atual. Você precisa de ferramentas que facilitem a colaboração com outros colegas? Está procurando um sistema que vai prever as necessidades de contratação da sua empresa? Seus objetivos indicam que precisa de ajuda de marketing de recrutamento e não de um software novo?
Identificar as razões exatas para buscar um software de recrutamento novo o ajudará a definir seus objetivos de negócios e atuar no mercado.
Por fim, faça uma lista dos recursos indispensáveis, não esquecendo de colocar alguns itens que podem ser interessantes também. Dessa forma, se você se deparar com dois fornecedores que atendem aos critérios obrigatórios, você tem um método de eliminação secundário.
É preciso ficar atento a quais funcionalidades?
Nem todos os softwares de recrutamento têm as mesmas funcionalidades, mas os melhores oferecem recursos que automatizam o processo de contratação e reduzem o tempo necessário para preencher uma posição. As opções são diversas, porém, é interessante atentar, principalmente, para os seguintes pontos:
- integração com portais de vagas e redes sociais;
- filtros avançados no banco de talentos;
- página de carreiras;
- painéis de relatórios e análises customizadas;
- contratação colaborativa e plataforma de envio e-mails embutida;
- ferramenta de testes online;
- envio de feedbacks em larga escala;
- histórico de candidatos.
Quais as vantagens de utilizar um software de recrutamento e seleção?
Nas últimas décadas, o setor ganhou em relevância estratégica para as organizações. Acertar a mão nas contratações é uma das suas missões, mas é a única. Por isso, é importante contar com ferramentas que otimizem essa tarefa e garantam disponibilidade à equipe para as demais atribuições.
Assim, confira algumas das vantagens de utilizar um software de recrutamento e seleção:
- automatização e centralização das postagens das vagas, garantindo a utilização do canais mais adequados para a divulgação de cada oportunidade;
- redução do tempo na divulgação das vagas nos diversos sites e plataformas de recrutamento, o que dá mais agilidade ao processo sem sobrecarregar a equipe;
- filtragem e triagem de candidatos de acordo com perfil preestabelecidos pelo recrutador, acelerando a seleção dos melhores perfis;
- otimização do tempo da equipe de recrutadores, que pode focar seu trabalho em análises, desempenhos, resultados e estratégias;
- organização e simplificação dos processos de contratação;
- redução de custos com demissões, que poderiam ser evitadas com um processo seletivo mais inteligente e eficiente.
Como avaliar as funcionalidades de um software de recrutamento e seleção?
Você já sabe o quanto os processos de recrutamento, seleção e também de desligamento são importantes na produtividade da organização. Além disso, está ciente de seus custos, especialmente quando não funcionam bem.
Um bom software de recrutamento pode aprimorar essas atividades, mas é importante ficar atento a alguns critérios técnicos ao avaliá-lo. Veja quais são eles!
Velocidade
Garantir agilidade e velocidade aos processos é um dos objetivos ao contratar um Software de Recrutamento. Por isso, ele deve ser leve o suficiente para que os dados sejam rapidamente inseridos, analisados e disponibilizados.
Lentidão no sistema reduz o engajamento de seus usuários, comprometendo o objetivo de implementação da solução. Antes de contratar a sua solução, confira, por exemplo, em quantos segundos as páginas são abertas e de que forma é garantida a velocidade do sistema como um todo.
Atendimento ao Cliente
Ainda no que se refere à agilidade da ferramenta, é importante ter a garantia de que eventuais problemas técnicos não vão interferir em seu desempenho. Por isso, é essencial que o seu fornecedor também garanta agilidade em seu serviço de atendimento ao cliente.
Imagine investir em uma ferramenta robusta de recrutamento e sofrer atrasos no preenchimento de uma vaga justamente porque a solução apresentou um problema. É importante conhecer o processo de atendimento nesses casos e o tempo de resposta do chamado por parte do fornecedor.
Facilidade de implementação
Geralmente, o processo de implementação de um sistema espelha seus processos de atualização e manutenção. Muitas vezes, a manutenção requer pessoas especializadas in-house, o que compromete a agilidade.
Ao avaliar o produto, certifique-se do tempo necessário para que ele esteja totalmente implementado e quais os recursos necessários para isso (servidor, espaço em banco de dados, pessoal especializado).
Segurança dos dados
A segurança dos dados é uma preocupação recorrente em qualquer sistema, especialmente em uma área sensível como o recursos humanos. O software escolhido deverá ter mecanismos de segurança com a finalidade de manter a integridade dos dados e garantir a sua confidencialidade.
Entre as avaliações necessárias nesse item estão o funcionamento do back-up das informações, o armazenamento dos dados dos processos de recrutamento e seleção e dos candidatos e demais medidas de segurança do sistema.
Agilidade no desenvolvimento e atualização
O sistema de recrutamento e seleção de sua empresa precisa ser dinâmico, com atualizações constantes às novas tecnologias e novas formas de recrutar e selecionar candidatos.
Esse é um item essencial sob o risco de você investir em uma solução que em breve se mostrará limitada e engessada. Antes da contratação de um Software de Recrutamento, avalie quais foram suas últimas atualizações. Questione como se dará esse processo em sua empresa, bem como os custos envolvidos.
Flexibilidade do sistema
É importante se certificar de que o Software de Recrutamento e Seleção é flexível a ponto de se adaptar à forma como sua empresa recruta, e não o contrário.
Para isso, é importante questionar como é possível customizar as fases de seus processos seletivos no sistema, se ele permite fases específicas para algumas vagas e como criar campos específicos do seu negócio, além de visualizar essas informações em dashboards.
Visão de futuro da solução
Por fim, é importante ter em mente que a ferramenta precisa estar em consonância com a visão para Recrutamento e Seleção da sua empresa. Buscando os mesmos objetivos, você tem a certeza de que sistema sempre atenderá às suas necessidades.
Procure compreender como seu software vê o recrutamento no futuro e quais funcionalidades o fornecedor projeta para sua empresa recrutar melhor.
Quais os desafios na implantação de um software de recrutamento?
Um software de gestão pode auxiliar o RH em diferentes processos, tornando-se uma peça-chave para o sucesso da área. Para isso, é preciso estar atento a alguns desafios para a sua implementação.
Foco nos problemas da equipe de RH
Um mapeamento de processos é importante para identificar os desafios da área (como a escassez de base de talentos, dificuldade na gestão de currículos e pouco tempo para análise de perfis) e estabelecer as diretrizes para a ferramenta.
Garantia da segurança dos dados
Esse é um ponto crucial, especialmente após entrar em vigor a Lei Geral de Proteção de Dados do Brasil (LGPD). É importante que o seu fornecedor esteja atento a esse assunto.
Lembre-se de que, além de informações cruciais para a própria empresa, o RH lida com dados de centenas de candidatos, que ficam sob responsabilidade da área.
Análise da relação custo-benefício do software
Como ocorre em qualquer área da empresa, o investimento em ferramentas para o RH precisa estar inserido em uma lógica financeira, na qual o benefício seja proporcional ao seu custo.
As funcionalidades do software e a sua utilidade no dia a dia da organização precisam ser cuidadosamente medidos. A ferramenta deve cobrir todas as suas necessidades, mas não é recomendável investir em funcionalidades de pouco retorno prático.
Como convencer o decisor a adquirir a ferramenta
Para garantir o respaldo da empresa para o investimento em um software de recrutamento é importante mensurar de forma detalhada os benefícios da ferramenta, suas vantagens e os gargalos da área que ela pode eliminar.
Um software de Recrutamento e Seleção pode ajudar a sua empresa a eliminar o trabalho manual e tornar os processos muitos mais ágeis e eficientes, permitindo que a sua equipe tenha tempo suficiente para focar em outras estratégias que auxiliarão na atração e retenção de talentos.
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